Catering-Angebot-Generator

Warum das Angebot über den Auftrag entscheidet

Im Catering entscheidet das Angebot oft mehr als der Preis: Wer zuerst ein vollständiges, professionelles Angebot schickt, bekommt den Zuschlag. Studien zur Angebotserstellung im Eventgeschäft zeigen: Die Antwortzeit auf eine Anfrage ist einer der stärksten Abschluss-Hebel — und trotzdem entstehen viele Catering-Angebote noch per Word-Vorlage, Copy-Paste aus alten Dokumenten und Taschenrechner.

Genau dafür ist dieses kostenlose Angebots-Tool gedacht: Positionen eintragen, MwSt.-Sätze wählen, Anzahlung festlegen — und das fertige Catering-Angebot als Text kopieren.

Was gehört in ein Catering-Angebot?

Ein professionelles Angebot beantwortet alle Fragen des Kunden, bevor er sie stellt:

• Anbieterdaten: vollständiger Firmenname, Anschrift, Kontakt, ggf. USt-IdNr.
• Leistungsbeschreibung: jede Position einzeln mit Menge, Einheit und Einzelpreis — „Catering-Pauschale 2.500 €" führt zu Rückfragen und Preisverhandlungen, eine saubere Positionsliste nicht.
• MwSt. getrennt ausgewiesen: im Catering fast immer zwei Sätze (dazu gleich mehr).
• Gültigkeitsdauer: ohne Frist gilt ein Angebot rechtlich als „angemessen lange" bindend — das willst du bei schwankenden Wareneinsatzpreisen nicht.
• Anzahlung und Zahlungsziel: üblich sind 30–50 % Anzahlung bei Auftragsbestätigung.
• Storno-Bedingungen: eine Stornostaffel schützt dich vor kurzfristigen Absagen.

Die Checkliste neben der Vorschau fasst diese Pflicht-Bestandteile zusammen — das Tool deckt Positionen, MwSt.-Split, Anzahlung und Gültigkeit direkt ab.

7 % oder 19 %? Die MwSt.-Falle im Catering

Der häufigste Fehler in Catering-Angeboten ist ein falscher oder fehlender MwSt.-Split:

• 7 % gilt für Speisen zur Abholung oder Lieferung ohne Dienstleistung drumherum (reine Außer-Haus-Lieferung).
• 19 % gilt, sobald Service dazukommt: Personal vor Ort, Geschirr, Buffetaufbau, Getränkeausschank — und grundsätzlich für Getränke.

In der Praxis enthält ein Catering-Auftrag fast immer beide Sätze: das Menü mit 7 %, Getränke und Personal mit 19 %. Genau deshalb rechnet dieses Tool jede Position mit eigenem Steuersatz und weist die Summen getrennt aus — so, wie es später auch auf der Rechnung stehen muss. Für die reine Netto/Brutto-Umrechnung gibt es zusätzlich unseren MwSt-Rechner für die Gastronomie.

Hinweis: Steuersätze Stand 2026 für Deutschland; im Einzelfall entscheidet dein Steuerberater.

Anzahlung, Gültigkeit, Storno: die drei Schutzklauseln

Anzahlung. 30 % bei Auftragsbestätigung ist im Eventcatering Standard, bei Hochzeiten und Großaufträgen sind 50 % üblich. Die Anzahlung sichert deinen Wareneinsatz und filtert unverbindliche Anfragen heraus.

Gültigkeit. 14 Tage sind ein guter Standard: kurz genug, um Preisschwankungen abzufedern, lang genug für die Entscheidungswege der Kunden. Bei Angeboten mit langem Vorlauf (Hochzeiten im Folgejahr) lohnt eine Preisanpassungsklausel.

Storno. Verweise im Angebot auf deine Stornostaffel — z. B. kostenfrei bis 43 Tage, danach gestaffelt. Wie so eine Staffel aussieht, kannst du mit dem Stornostaffel-Rechner durchspielen.

Beispiel: Firmenevent mit 50 Gästen

So sieht eine saubere Positionsliste aus (die Startwerte im Tool oben):

• 3-Gang-Menü pro Person — 50 × 32,00 € (7 % MwSt.) = 1.600,00 €
• Getränkepauschale pro Person — 50 × 18,00 € (19 % MwSt.) = 900,00 €
• Servicepersonal (Stunden) — 24 × 28,00 € (19 % MwSt.) = 672,00 €

Zwischensumme netto 3.172,00 €, zzgl. 112,00 € (7 %) und 298,68 € (19 %) MwSt. = 3.582,68 € brutto. Bei 30 % Anzahlung stehen 1.074,80 € bei Auftragsbestätigung an.

Vom Word-Dokument zur automatischen Angebotserstellung

Dieses Tool nimmt dir die Rechenarbeit ab — aber jedes Angebot bleibt Handarbeit: Positionen zusammensuchen, Preise nachschlagen, Dokument formatieren, per Mail verschicken, Nachfassen nicht vergessen.

Wer regelmäßig Angebote schreibt, automatisiert genau diese Schritte: In Univents wird aus einer Anfrage mit wenigen Klicks ein Angebot im eigenen Design — mit Produktkatalog samt hinterlegten Preisen und MwSt.-Sätzen, digitaler Kundenfreigabe und automatischer Rechnung aus dem bestätigten Angebot. Die Angebots- und Rechnungsfunktion übernimmt die Angebotsverwaltung komplett: jeder Status sichtbar, kein Angebot vergessen.