Referenten- und Aussteller-Formulare (Event-Formulare)

Mit einem Event-Formular sammelst du Angaben von Menschen ein, die zu deiner Veranstaltung beitragen: Referentinnen und Referenten, Aussteller, Sponsoren, Partner. Du legst die Fragen einmal an, verlinkst dieselbe Seite an beliebig viele Veranstaltungen und schickst den Link raus. Wer ihn ausfüllt, steht danach als Mitwirkende:r bei der Veranstaltung – mit allen Antworten und den hochgeladenen Dateien.

Der wichtigste Unterschied zu einer normalen Buchungsseite: Ein Event-Formular legt keine neue Veranstaltung an. Es hängt sich an eine Veranstaltung, die es schon gibt.

Event-Formulare sind ab dem Tarif Growth verfügbar.

Formular-Seite anlegen und Rolle benennen

1. Öffne Buchungsseiten und lege eine neue Seite an (oder öffne eine bestehende zum Bearbeiten).
2. Wähle als Seitentyp Event-Formular. Fehlt dir der Tarif dafür, siehst du den Typ mit einem Schloss-Symbol.
3. Es erscheint der Bereich Event-Formular mit dem Hinweis: „Diese Seite sammelt Angaben zu einer bestehenden Veranstaltung. Sie legt keine neue Veranstaltung an."
4. Trag unter Rolle der Einreichenden ein, als was die Leute einreichen – zum Beispiel Referent:in, Aussteller:in oder Sponsor. Diese Rolle steht später am Mitwirkenden und gruppiert die Einsendungen. Du kannst sie frei benennen.
5. Optional: Schalte Firma ist Pflichtfeld ein. Für Aussteller ist das meist sinnvoll, für Referentinnen und Referenten selten.
6. Speichere die Seite.

Ein Hinweis zur Rolle: Univents speichert sie in einer vereinheitlichten Schreibweise. Schreibvarianten desselben Worts – etwa „Referent:in" und „Referentin" – zählen deshalb als dieselbe Rolle und landen in derselben Gruppe. Sobald die Seite an Veranstaltungen hängt, zeigt der Editor dir außerdem, an wie vielen sie verlinkt ist.

Weil eine Formular-Seite weder Termine noch Preise oder Räumlichkeiten braucht, blendet der Editor die entsprechenden Bereiche aus. Übrig bleiben genau drei: Details, Fragen und Produkte.

Fragen zuweisen – inklusive Datei-Frage

Die Fragen deines Formulars stehen im Bereich Fragen. Du hast zwei Wege:

• Vorhandene Frage wählen hängt eine Frage an, die es in deinem Workspace schon gibt. Die Frage bleibt dieselbe – änderst du sie später, ändert sie sich auf allen Seiten, die sie verwenden.
• Frage hinzufügen legt eine neue Frage an, die nur du hier brauchst.

Für Event-Formulare gibt es zwei Fragetypen, die andere Seitentypen nicht anbieten:

• Datei – für Vortragsfolien, Logos, Datenblätter oder Fotos. Unter Erlaubte Dateitypen legst du fest, was durchgeht: Nur Bilder, Nur PDF oder Beliebige Datei. Die Regel gilt sowohl im Browser des Einreichenden als auch beim Speichern – ein PNG kommt an einer PDF-Frage also nicht vorbei.
• Abschnitts-Überschrift – kein Eingabefeld, sondern eine Zwischenüberschrift. Damit gliederst du längere Formulare, etwa in „Zur Person", „Dein Vortrag" und „Technik".

Jede Frage lässt sich als Pflichtfeld markieren. Bei Datei-Fragen gilt dabei eine Besonderheit: Wer die Datei gerade nicht zur Hand hat, kann sie als später nachreichen markieren und trotzdem absenden. Die Bestätigung merkt das an und erinnert an den Bearbeiten-Link. Nicht-Datei-Pflichtfragen blockieren das Absenden dagegen wie gewohnt.

Bedarf abfragen statt bestellen lassen

Manchmal sollen Einreichende sagen, was sie vor Ort brauchen – Beamer, Stehtisch, Strom, Catering. Dafür gibt es den Bereich Produkte:

1. Schalte Produkte anfordern lassen ein.
2. Wähle unter Anforderbare Produkte aus, was im Formular erscheinen darf. Nur ausgewählte Produkte tauchen dort auf.

Im Formular heißt der Abschnitt dann Bedarf anmelden. Er zeigt bewusst keine Preise und keine Summen – für Einreichende ist das eine Bedarfsmeldung, keine Bestellung. Was angefordert wurde, landet trotzdem bei der Veranstaltung, sodass du es einplanen und abrechnen kannst.

Im Tab Buchungen steht bei jeder so entstandenen Position, von wem sie kam („Über Formular: …"). Dieselben Positionen siehst du außerdem direkt an der Einsendung im Tab Mitwirkende. Ändert jemand seine Angaben über den Bearbeiten-Link, ersetzt Univents seine bisherigen Positionen – aus „2 Stehtische" wird also „1 Stehtisch" und nicht „3". Positionen, die du selbst im Buchungen-Tab angelegt hast, bleiben davon unberührt.

Produkte, die bei dir eine Freigabe brauchen, erscheinen im Formular grundsätzlich nicht. Der Freigabe-Weg setzt einen Portal-Zugang voraus, den anonyme Einreichende nicht haben.

Formular an einer Veranstaltung verlinken

Die Seite selbst ist nur die Vorlage. Damit jemand einreichen kann, brauchst du einen Link an einer konkreten Veranstaltung:

1. Öffne die Veranstaltung und wechsle in den Tab Mitwirkende.
2. Klick auf Formular-Link erstellen und wähle deine Event-Formular-Seite.
3. Du bekommst eine Adresse der Form /formular/…, die du kopieren und weitergeben kannst – per Mail, im Newsletter, auf deiner Website.

Dieser Link ist der offene Link: Jeder, der ihn hat, kann einreichen. Dieselbe Formular-Seite lässt sich anschließend an einer zweiten, dritten und fünfzigsten Veranstaltung genauso verlinken – du musst sie nicht duplizieren.

Jemanden persönlich einladen

Wenn du weißt, wen du brauchst, lade ihn direkt ein. Über Einladen im Tab Mitwirkende wählst du einen Kontakt aus. Univents legt dann einen persönlichen Link an und trägt die Person schon als eingeladene:n Mitwirkende:n bei der Veranstaltung ein.

Ein persönlicher Link verhält sich anders als der offene:

• Die Kontaktdaten sind im Formular vorbefüllt. Oben steht ein Hinweis „Eingeladen als … – nicht du?", damit jemand anders die Angaben korrigieren kann.
• Wem die Einsendung zugeordnet wird, entscheidet immer der Link – nicht das, was ins Namensfeld getippt wurde.
• Nach dem Absenden steht die Person bei der Veranstaltung auf zugesagt.
• Auf Wunsch verschickt Univents beim Einladen direkt eine Einladungsmail mit dem Link. Ging sie nicht raus, sagt Univents es dir sofort – die Einladung selbst steht trotzdem. Du kannst dann Mail erneut senden klicken oder den Link kopieren und selbst verschicken.

Obergrenze setzen und Link schließen

Für den offenen Link kannst du unter Max. Einsendungen eine Obergrenze setzen – etwa 20 Ausstellerplätze. Ist sie erreicht, erklärt die Seite Besuchern: „Alle Plätze sind vergeben." Weitere Einsendungen nimmt der Server dann auch dann nicht an, wenn jemand das Formular noch offen hatte.

Wichtig: Die Obergrenze zählt neue Einreichende. Wer schon eingereicht hat, kann seine Angaben über den Bearbeiten-Link weiterhin ändern, auch wenn die Grenze erreicht ist.

Unabhängig davon kannst du jeden Link deaktivieren. Danach zeigt die Adresse „Dieses Formular ist geschlossen." Bereits eingegangene Einsendungen bleiben erhalten; Einreichende sehen ihre eigenen Angaben weiterhin, können sie aber nicht mehr ändern.

Einsendungen und Dateien ansehen

Alle Einsendungen zu einer Veranstaltung stehen im Tab Mitwirkende, gruppiert nach Rolle. Zu jeder Person siehst du:

• den Rollen-Hinweis (z. B. Referent:in oder Aussteller:in),
• die Firma, sofern sie im Formular angegeben wurde,
• die vollständigen Antworten auf alle Fragen,
• die angeforderten Positionen mit Menge und Betrag,
• die hochgeladenen Dateien zum Öffnen und Herunterladen,
• ob noch etwas fehlt, weil eine Datei zum Nachreichen markiert wurde.

Die angegebene Firma landet zusätzlich im CRM: Univents verknüpft den Kontakt mit dem Firmen-Kontakt dieses Namens und legt ihn an, falls es ihn noch nicht gibt. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle, sodass nicht für jede Schreibweise eine eigene Firma entsteht. Hat die Person in ihrer Kontaktakte bereits eine Hauptfirma, bleibt diese die Hauptfirma – die Firma aus dem Formular kommt als zusätzliche Verknüpfung dazu.

Die Datei-Links sind aus Sicherheitsgründen nur kurz gültig und werden beim Anklicken frisch erzeugt. Kopierst du so einen Link und schickst ihn weiter, funktioniert er beim Empfänger in der Regel nicht mehr – gib stattdessen die Datei selbst weiter.

Den Stand im Kundenportal freigeben

Arbeitest du als Agentur für einen Auftraggeber, will der meist genau eine Sache wissen: wie viele Unterlagen sind schon da? Damit du das nicht jedes Mal von Hand meldest, kannst du den Stand direkt in seinem Kundenportal einblenden.

Der Schalter steht im Tab Mitwirkende der Veranstaltung, direkt über den Formularen: Status im Kundenportal freigeben. Er ist standardmäßig aus und gilt jeweils für eine Veranstaltung.

Ist er eingeschaltet, sieht dein Kunde in seinem Portal die Karte Unterlagen der Mitwirkenden – zwischen dem Ablauf und den Rechnungen. Je Formular steht dort:

• der Zähler, zum Beispiel „10 von 15 eingereicht",
• wer noch aussteht, sofort sichtbar,
• wer eingereicht hat, hinter einem Aufklappen,
• ob bei Einsendungen noch eine Pflicht-Datei fehlt („davon 2 unvollständig"),
• der Hinweis Einsendungen geschlossen, wenn du den Link deaktiviert hast.

Was dein Kunde bewusst nicht sieht: die Antworten, die hochgeladenen Dateien und die E-Mail-Adressen der Mitwirkenden. Im Portal stehen ausschließlich Name und Einreichungs-Status. Trägt ein Kontakt statt eines Namens eine E-Mail-Adresse im Namensfeld – das kommt bei importierten Kontakten vor –, zeigt das Portal „Ohne Namen" statt der Adresse.

Der Zähler passt sich der Situation an, damit keine irreführende Zahl entsteht:

• Nur persönliche Einladungen ⇒ „X von Y eingereicht".
• Ein offener Link mit Obergrenze ⇒ „X von max. N eingereicht".
• Ein offener Link ohne Obergrenze ⇒ nur „X eingereicht". Ein Vergleich mit der Zahl der Einladungen wäre hier falsch, weil über den offenen Link beliebig viele Leute einreichen können.

Am Fuß der Karte steht euer Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse. Erinnerungen verschickt das Portal bewusst nicht – wer nachfasst, entscheidest du.

Was Einreichende sehen

Das Formular öffnet sich im Branding deines Workspaces: oben dein Workspace, der Name der Veranstaltung mit Datum und die Zeile, als was eingereicht wird. Danach kommen Kontaktdaten, deine Fragen und – falls aktiviert – der Bedarf. Es gibt keine Schritte für Datum, Gästezahl oder Räumlichkeit. Die Seite lässt sich zwischen Deutsch und Englisch umschalten; deine Fragetexte bleiben dabei in der Sprache, in der du sie geschrieben hast.

Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigung mit einer Zusammenfassung aller Angaben und dem Bearbeiten-Link. Denselben Link bekommt der Einreichende zusätzlich per Mail (Vorlage Formular-Einsendung bestätigt, die du unter den E-Mail-Vorlagen anpassen kannst). Über diesen Link kann er später Angaben ändern oder eine Datei nachreichen – bis du den Link schließt.

Eine Besonderheit beim offenen Link: Reicht jemand mit derselben E-Mail-Adresse ein zweites Mal ein, überschreibt Univents die erste Einsendung nicht. Stattdessen bekommt die Adresse den Bearbeiten-Link noch einmal zugeschickt. So kann niemand fremde Angaben überschreiben, nur weil er eine E-Mail-Adresse errät.

Häufige Fragen

Legt ein Event-Formular eine neue Veranstaltung an? Nein. Es hängt sich immer an eine bestehende Veranstaltung. Genau darin unterscheidet es sich von den übrigen Buchungsseiten.

Kann ich dieselbe Seite für mehrere Veranstaltungen nutzen? Ja, das ist der vorgesehene Weg. Die Fragen pflegst du einmal, verlinkt wird pro Veranstaltung.

Kann jemand mit zwei Rollen bei derselben Veranstaltung stehen? Ja. Reicht dieselbe Person einmal als Referent:in und einmal als Aussteller:in ein, entstehen zwei Einträge – einer je Rolle.

Bekommen Einreichende Zugang zum Partner-Portal? Nein. Wer nur über ein Event-Formular eingereicht hat, sieht die Veranstaltung nicht im Portal.

Sieht mein Kunde die Einsendungen automatisch? Nein. Ohne die Freigabe im Tab Mitwirkende gibt es die Karte in seinem Portal gar nicht. Und auch mit Freigabe sieht er nur Namen und Status – nie die Antworten oder Dateien.

Was passiert, wenn die Veranstaltung abgesagt oder gelöscht wird? Dann schließt sich das Formular automatisch und nimmt keine Angaben mehr entgegen.