Ticketverkauf und Einlass mit QR-Code

Mit dem Ticketing verkaufst du Eintrittskarten für ein Event direkt über Univents: Käufer bezahlen online, erhalten automatisch ein PDF-Ticket mit QR-Code per Mail, und dein Team scannt die Codes am Einlass ein — vom Rechner, dem Handy oder über einen Link ganz ohne Login.

Ticketverkauf einrichten

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Tickets.
2. Ist noch kein Verkauf eingerichtet, klickst du auf Ticketverkauf einrichten.
3. Im Dialog Ticketverkauf legst du in vier Bereichen fest, was Käufer sehen und kaufen können:
   • Event-Übersicht: Titelbild und Beschreibungstext für die öffentliche Verkaufsseite.
   • Tickets: Über Ticket anlegen definierst du einen Ticket-Typ mit Preis (Brutto), USt.-Satz, optionalem Kontingent (leer = unbegrenzt) und Beschreibung. Mehrere Ticket-Typen (z. B. „Früh-Ticket", „Tageskasse") legst du einzeln an.
   • Extras: optionale Zusatzprodukte, die Käufer zum Ticket dazubuchen können (z. B. Getränke).
   • Verkauf: optionale Gesamtkapazität über alle Ticket-Typen hinweg, außerdem der Schalter zwischen live und entwurf. Ist die Seite live, siehst du hier den öffentlichen Link und Embed kopieren.
4. Für weitere Einstellungen (Zahlungsarten, Fragen, Kundenportal) öffnest du über Erweiterte Einstellungen den vollständigen Buchungsseiten-Editor.

Ist noch keine Zahlungsanbindung verbunden, zeigt der Dialog den Hinweis „Zahlungen nicht eingerichtet — Tickets können nicht verkauft werden." mit einem Link zu den Zahlungs-Integrationen.

Oberhalb der Ticketliste zeigt die Kopfzeile den Status (live/entwurf), den öffentlichen Link, Seite öffnen, Embed kopieren, Bearbeiten sowie den Button Einlass-Modus für den Eingang.

Was der Käufer sieht

Die öffentliche Verkaufsseite ist eine eigene Eventseite: oben das Titelbild, darunter Eventname, Datum und Veranstaltungsort, daneben ein festes Ticket-Panel mit Startpreis („Ab …"), allen Ticketkategorien samt Mengen-Auswahl und dem Kaufen-Button. Die Eventbeschreibung erscheint als aufklappbare Übersicht, Zusatzprodukte als Extras darunter; ganz unten stehen die Adresse (mit Google-Maps-Link) und der Veranstalter. Auf dem Handy sitzt der Kaufen-Button in einer festen Leiste am unteren Rand. Nach der Bezahlung über die verbundene Zahlungsanbindung zeigt die Bestätigungsseite die Bestellübersicht (Ticket-Anzahl, Gesamtbetrag, Referenz) und den Hinweis „Deine Tickets kommen in wenigen Minuten per E-Mail."

Wie die Tickets ankommen

Nach erfolgreicher Zahlung erstellt Univents automatisch ein Ticket pro gekaufter Karte, jedes mit eigenem QR-Code. Kurz darauf verschickt das System eine Mail mit zwei Anhängen: dem Ticket-PDF (eine Seite pro Ticket mit QR-Code) und einem Beleg-PDF mit allen Positionen.

Ticket-PDF und Mail nennen beide Datum und Veranstaltungsort der Veranstaltung. Der Ort kommt aus der Räumlichkeit des Events bzw. — wenn keine hinterlegt ist — aus der Adresse am Event selbst; ist beides leer, bleibt die Zeile weg. Trage die Adresse also am Event ein, bevor du den Verkauf startest. Eine Uhrzeit steht bewusst nicht auf dem Ticket: die Start- und Endzeit einer Veranstaltung umfasst in Univents den gesamten Zeitraum inklusive Auf- und Abbau und ist damit nicht die Zeit, zu der Gäste kommen sollen. Kommuniziere die Einlasszeit vorerst über den Beschreibungstext der Ticketseite.

Ticket-PDF und Mail erscheinen in der Sprache des Workspaces (Einstellungen → Inhaltssprache), nicht in der Browsersprache des Käufers. Kommt die Mail nicht an oder ging verloren, kannst du sie über den Button Erneut senden in der Ticketliste erneut auslösen; ein Status-Symbol zeigt dort, ob eine Mail in Warteschlange, versendet oder fehlgeschlagen ist.

Einlass: Tickets am Eingang scannen

Für den Einlass gibt es zwei gleichwertige Wege zum selben Scanner:

• Im Workspace: Tab Tickets → Button Einlass-Modus (auch über die Handy-Ansicht des Admin-Bereichs erreichbar).
• Ohne Login, per Link: Im Bereich Scanner-Token auf dem Tickets-Tab erzeugst du über Token erstellen einen Zugangslink (7 Tage gültig, mehrfach nutzbar, jederzeit widerrufbar) — den teilst du z. B. mit einer Aushilfe am Einlass, die sich damit nicht extra einloggen muss. Ein ungültiger oder abgelaufener Link zeigt nur „Link ungültig", ohne weitere Hinweise.

Der Scanner zeigt einen Live-Zähler „{{eingecheckt}} / {{verkauft}} eingecheckt", einen Taschenlampen-Schalter und die Möglichkeit Code manuell eingeben, falls das Scannen selbst nicht klappt. Nach jedem Scan erscheint kurz eine große Rückmeldung:

• grün „Gültig — eingecheckt" mit Namen/Ticket-Typ, falls hinterlegt
• gelb „Bereits eingecheckt um HH:MM" bei einem zweiten Scan desselben Tickets
• rot „Ungültiger Code" bei einem unbekannten oder falschen Code

Ticket zurückgeben und erstatten

In der Ticketliste im Tab Tickets hat jedes gültige Ticket die Aktion Zurückgeben. Der Dialog zeigt dir, um wie viele Tickets es geht, welcher Betrag erstattet würde und an wen.

Der Platz wird sofort wieder frei. Sobald du bestätigst, ist das Ticket ungültig, lässt sich nicht mehr einscannen — und zählt nicht mehr gegen dein Kontingent. Die öffentliche Verkaufsseite bietet den Platz augenblicklich wieder an.

Die Erstattung ist optional und läuft direkt in Univents. Im Dialog ist Betrag erstatten vorausgewählt; nimmst du den Haken raus, wird das Ticket nur zurückgegeben und kein Geld bewegt. Der Betrag richtet sich nach den zurückgegebenen Tickets: gibst du einzelne Tickets einer Bestellung zurück, wird deren Anteil erstattet; gibst du alle noch offenen Tickets einer Bestellung zurück, geht der volle Restbetrag zurück.

Rückgabe und Erstattung sind entkoppelt. Der Platz ist immer sofort frei, auch wenn die Auszahlung noch läuft. In der Statusspalte des Tickets siehst du, wo die Erstattung steht:

• Erstattung eingeleitet — angenommen, aber noch nicht ausgezahlt (das kann bei deiner Zahlungsanbindung ein paar Tage dauern). Sag dem Gast in diesem Fall noch keine erledigte Erstattung zu.
• Erstattet — das Geld ist raus.
• Erstattung fehlgeschlagen — das Ticket bleibt zurückgegeben, der Platz bleibt frei, und in der Zeile erscheint Erstattung erneut versuchen. Ein Wiederholen zahlt niemals doppelt aus.

Für Tickets ohne Online-Zahlung (Frei- oder Barticket) gibt es schlicht keinen Geld-Abschnitt — zurückgeben kannst du sie trotzdem.

Wer darf was? Zurückgeben darf, wer Veranstaltungen bearbeiten darf. Für die Erstattung brauchst du zusätzlich die Berechtigung für Abrechnung. Fehlt sie dir, kannst du das Ticket trotzdem zurückgeben — der Erstattungs-Teil wird dann ausgeblendet.

Hast du direkt in deiner Zahlungsanbindung erstattet? Dann bleiben die Tickets bewusst gültig — es soll niemand ungefragt seine Eintrittskarte verlieren. Stattdessen erscheint oberhalb der Ticketliste ein Hinweis („In Stripe wurde erstattet …") mit dem Knopf Jetzt zurückgeben, der genau diese Tickets zurückgibt, ohne ein zweites Mal Geld zu bewegen.

Freikarten ausgeben

Presse, Sponsoren, eigenes Personal, Gewinnspiel-Gewinner: Gäste, die nicht bezahlen, bekommen trotzdem ein richtiges Ticket mit QR-Code.

Im Tickets-Tab der Veranstaltung klickst du auf Freikarten. Im Dialog wählst du die Ticketart und trägst die Gäste ein — entweder einzeln (Name, E-Mail, Anzahl) oder als Liste, wenn es mehrere sind:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Als Trennzeichen funktionieren Semikolon, Komma und Tab. Fehlt die Anzahl, wird ein Ticket ausgegeben. Eine Kopfzeile aus Excel wird automatisch übersprungen. Vor dem Ausgeben zeigt dir der Dialog, wie viele Gäste er erkannt hat und welche Zeile er nicht lesen konnte — die fehlerhaften Zeilen halten die anderen nicht auf.

Nach dem Klick auf Ausgeben bekommt jeder Gast dieselbe Mail wie ein Käufer, mit demselben QR-Code-Ticket im Anhang. Statt eines Betrags steht in der Mail „Einladung".

Freikarten zählen gegen die Kapazität. Wenn dein Saal auf 200 Plätze eingestellt ist und du 20 Freikarten ausgibst, bleiben 180 zum Verkauf. Willst du 200 verkaufen und 20 verschenken, stell die Kapazität auf 220 (im Ticketverkauf-Editor bzw. bei der Ticketart).

Ist kein Platz mehr frei, wird für diesen Gast kein Ticket ausgestellt und der Dialog sagt „Ausverkauft" — bereits ausgegebene Gäste derselben Liste bleiben davon unberührt.

In der Ticketliste ist jede Freikarte mit Freikarte gekennzeichnet, damit du sie beim Abgleich mit den Einnahmen nicht für einen Verkauf hältst. Stornieren funktioniert wie bei jedem anderen Ticket, der Platz wird danach wieder frei. Eine Geld-Erstattung gibt es bei einer Freikarte nicht — es wurde ja nichts bezahlt.

Kontingente und Auslastung

Jeder Ticket-Typ kann ein eigenes Kontingent haben; zusätzlich lässt sich eine Gesamtkapazität über alle Typen hinweg setzen. Oberhalb der Ticketliste zeigt die Zeile Verkauft / Eingecheckt / Kapazität jederzeit den aktuellen Stand.

Häufige Fragen

Brauche ich für den Scanner am Eingang eine Anmeldung? Nein. Über Scanner-Token erzeugst du einen Link, der ohne Login funktioniert — praktisch für Aushilfen am Einlass, die keinen eigenen Workspace-Zugang haben.

Kann ich ein zurückgegebenes Ticket wiederherstellen? Nein, die Rückgabe ist endgültig. Braucht der Kunde ein neues Ticket, legst du eine neue Bestellung bzw. ein neues Ticket an — der Platz ist ja wieder frei.

Wird der Platz wirklich sofort wieder verkauft? Ja. Die Kapazitätsprüfung zählt zurückgegebene Tickets nicht mehr mit, sowohl beim Kontingent eines einzelnen Ticket-Typs als auch bei einer Gesamtkapazität über alle Typen. Ein ausverkauftes Event ist nach einer Rückgabe wieder buchbar.

Was passiert mit den Gebühren? Der Ticketpreis geht vollständig an den Gast zurück. Die Vermittlungsgebühr von Univents für diesen Verkauf wird nicht erstattet — auch nicht anteilig bei einer Teilrückgabe. Der Dialog weist dich mit dem konkreten Betrag darauf hin, bevor du bestätigst.

Was passiert, wenn jemand versucht, ein bereits gescanntes Ticket ein zweites Mal einzuchecken? Der Scanner zeigt „Bereits eingecheckt um HH:MM" statt es erneut zu bestätigen — Mehrfach-Einlass mit demselben Code ist damit ausgeschlossen.