BMD-Export: Rechnungen als Buchungsstapel an die Buchhaltung

Ausgangsrechnungen als CSV-Buchungsstapel für BMD NTCS herunterladen: Konten am Artikel und am Kontakt pflegen, Standardwerte hinterlegen, Vorschau prüfen, Datei an die Buchhaltung geben.

Wenn deine Buchhaltung mit BMD NTCS arbeitet, musst du Rechnungen nicht abtippen: Univents erzeugt aus deinen Ausgangsrechnungen eine CSV-Datei, die deine Buchhaltung als Buchungsstapel in BMD einliest.

Die Datei entsteht bei dir per Klick und wird heruntergeladen — es gibt keine direkte Verbindung zu BMD, du gibst die Datei selbst weiter (z. B. per E-Mail oder Cloud-Ordner).

Wo du den Export findest

Öffne im Hauptmenü Integrationen und wähle oben den Reiter BMD.

Die Seite hat zwei Bereiche: oben den Export (Zeitraum wählen, Vorschau, Download), darunter die Einstellungen (Standardwerte).

Woher die Werte in der Datei kommen

Jede Zeile der Datei ist eine Buchung. Die beiden wichtigsten Felder holt Univents aus deinen Stammdaten:

Feld in BMD	Woher es kommt
Gegenkonto (GKTO) — das Erlöskonto	Vom Artikel. Ist dort nichts hinterlegt, greift das Konto seiner Kategorie. Ist auch das leer, greift dein Standardwert je Steuersatz (siehe Einstellungen).
Konto (KONTO) — das Kundenkonto	Vom Kontakt (Feld „Debitorennummer").
Kostenstelle (KOST)	Vom Artikel. Ist dort nichts hinterlegt, greift deine Standard-Kostenstelle.
Betrag / Steuer / Steuersatz	Aus den Positionen der Rechnung.
Belegnummer und Datum	Aus der Rechnung.

Ein Erlöskonto direkt an einer Belegposition — das setzt Univents zum Beispiel bei Anzahlungen automatisch — hat immer Vorrang vor Artikel und Kategorie.

Konten pflegen

Erlöskonto am Artikel: Menü Inventar → Artikel öffnen → Feld Erlöskonto.
Erlöskonto an der Kategorie: Menü Inventar → Kategorien → Kategorie bearbeiten.
Kundenkonto am Kontakt: Menü Kontakte → Kontakt öffnen → Feld Debitorennummer.

Frag die Kontonummern bei deiner Buchhaltung ab — sie hängen vom Kontenrahmen deines Betriebs ab.

Einstellungen: Standardwerte hinterlegen

Im unteren Bereich der BMD-Seite trägst du ein:

Standard-Erlöskonten je Steuersatz (20 %, 13 %, 10 % für Österreich; 19 %, 7 % für Deutschland; 0 % für steuerfrei). Sie greifen nur, wenn weder Artikel noch Kategorie ein Konto haben.
Standard-Kostenstelle für Artikel ohne eigene Kostenstelle.
Sammel-Kundenkonto (optional). Wir empfehlen, das Feld leer zu lassen: Rechnungen ohne Kundenkonto werden dann vor dem Export namentlich aufgelistet, statt still auf ein Sammelkonto gebucht zu werden. Trägst du hier ein Konto ein, landen solche Rechnungen darauf.

Klick anschließend auf Einstellungen speichern.

Buchungsstapel exportieren

Wähle den Zeitraum (Standard: der letzte volle Monat). Maßgeblich ist das Rechnungsdatum.
Klick auf Vorschau prüfen. Du siehst, wie viele Rechnungen und wie viele Buchungszeilen entstehen — und darunter eine Liste der Rechnungen, bei denen noch etwas fehlt:
- Kein Kundenkonto am Kontakt → diese Rechnung wird übersprungen. Trag die Debitorennummer am Kontakt nach und prüfe die Vorschau erneut.
- Position ohne Gegenkonto → die Rechnung wird übersprungen. Eine Buchung ohne Gegenkonto lässt sich in BMD nicht sinnvoll nacharbeiten. Pflege das Erlöskonto am Artikel oder an seiner Kategorie nach — oder hinterlege einen Standardwert für den Steuersatz.
- Reverse-Charge-Rechnung → wird übersprungen. Für Reverse Charge steht der BMD-Steuercode noch nicht fest; solche Rechnungen bucht deine Buchhaltung vorerst von Hand.
Klick auf BMD-CSV herunterladen. Die Datei heißt BMD_Export_<von>-<bis>.csv und landet in deinem Download-Ordner.
Gib die Datei an deine Buchhaltung weiter. Sie importiert sie in BMD NTCS als Buchungsstapel.

Was exportiert wird — und was nicht

Exportiert werden Rechnungen, die ausgestellt, versendet, bezahlt oder überfällig sind.
Entwürfe und stornierte Rechnungen sind nie dabei. Eine Stornierung bildet buchhalterisch die Gutschrift ab.
Angebote und Lieferscheine sind kein Teil des Buchungsstapels.

Kein doppeltes Buchen

Univents merkt sich, welche Rechnungen schon in einem BMD-Export waren. Beim nächsten Export bleiben sie automatisch außen vor — auch wenn sich die Zeiträume überschneiden.

Brauchst du eine Rechnung ein zweites Mal (etwa nach einer Korrektur), setz den Haken „Re-Export: bereits exportierte Rechnungen einschließen". Sprich das vorher mit deiner Buchhaltung ab, sonst entstehen Doppelbuchungen.

Der BMD-Export zählt getrennt vom DATEV-Export: Wenn du beide nutzt, bekommt jedes Ziel alle Rechnungen.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Rechnung in der Datei? Entweder ist sie noch ein Entwurf, sie liegt außerhalb des Zeitraums, sie wurde bereits exportiert, oder ihrem Kontakt fehlt die Debitorennummer. Die Vorschau nennt den letzten Fall ausdrücklich.

Die Datei öffnet sich in Excel seltsam. Die Datei ist für den Import in BMD gedacht, nicht zum Ansehen in Excel. Sie nutzt Semikolon als Trenner und Komma als Dezimalzeichen. Zum Prüfen in Excel den Import-Assistenten mit Trennzeichen „Semikolon" verwenden.

Kann Univents direkt in BMD buchen? Nein. BMD bietet keine offene Schnittstelle dafür an. Der Weg ist bewusst die Datei, die deine Buchhaltung importiert.

Wer darf exportieren? Zum Ansehen der Seite und der Vorschau reicht das Leserecht für Finanzen. Zum Exportieren brauchst du zusätzlich das Bearbeiten-Recht für Finanzen — der Export vermerkt an jeder Rechnung, dass sie im Stapel war, und genau dieser Vermerk verhindert später die Doppelbuchung. Fehlt das Recht, bricht der Export mit einem Hinweis ab, statt eine Datei ohne Vermerk zu erzeugen. Die Standardwerte speichert, wer Finanzen anlegen bzw. bearbeiten darf. Der BMD-Export ist ab dem Growth-Tarif verfügbar.