Buffet oder Menü im Angebot zusammenstellen

Ein Buffet aus deinen Produkten zusammenklicken statt es zu tippen: Speisen wählen, Gängen zuordnen, Preis pro Person festlegen. Auf dem Beleg steht das Ganze als eine Position mit Gänge-Aufbau, ohne Einzelpreise.

Ein Buffet oder ein Menü ist für den Kunden ein Angebot zu einem Preis pro Person — keine Stückliste. In Univents stellst du es aus deinen eigenen Produkten zusammen, ordnest die Speisen Gängen zu und legst den Preis pro Person fest. Auf dem Beleg erscheint der Block als eine einzige Position, aufgebaut wie eine Speisekarte.

Ein Buffet anlegen

Öffne das Angebot (oder die Rechnung) im Positions-Editor. Der Beleg muss noch ein Entwurf sein.
Klicke unter den Positionen auf „Buffet oder Menü".
Vergib einen Titel, zum Beispiel „Sommerbuffet individuell". Der steht später fett über dem Block.
Lege mit „Gang hinzufügen" deinen ersten Gang an und gib ihm einen Namen. Vorgeschlagen werden unter anderem Gruß aus der Küche, Amuse-Gueule, Vorspeise, Suppe, Salat, Zwischengang, 1. bis 3. Gang, Hauptgang, Frisch vom Grill, Beilage, Auf den Tischen, Käse, Dessert und Digestif. Die Liste ist nur ein Vorschlag — tippe einfach einen eigenen Namen ein, wenn deiner nicht dabei ist.
Füge deine Speisen hinzu — auf zwei Wegen: im Suchfeld unter den Gängen tippen, wenn du den Namen kennst, oder rechts daneben „Katalog durchstöbern“ anklicken und dich durch deine Kategorien klicken. Das Katalog-Fenster bleibt offen, bis du „Fertig“ klickst — du wählst also mehrere Speisen hintereinander, und hinter jeder gewählten steht „Hinzugefügt“. Eine neue Speise landet immer im untersten Gang — lege also erst den Gang an, dann seine Speisen, dann den nächsten Gang. Neben jeder Speise steht die Menge pro Person: wie viel eine Person davon bekommt, Standard 1.
Trage die Personen ein. Ist bei der Veranstaltung eine Gästezahl hinterlegt, steht sie schon da.
Prüfe den Preis pro Person. Links daneben steht der Vorschlag pro Person — mit „Vorschlag übernehmen" holst du ihn mit einem Klick ins Eingabefeld. Mehr dazu unten.
Der Steuersatz steht auf 7 Prozent, weil Buffets Speisen sind. Ändere ihn, wenn es bei dir anders ist.
Unter den Feldern kannst du einen Zusatztext eintragen — freiwillig. Er steht auf dem Beleg unter der Speisenliste, zum Beispiel „Wir kalkulieren mit 3 Vorspeisen, 2 Hauptgängen und 1 Dessert pro Person."
Unten siehst du eine Vorschau, wie der Block auf dem Beleg steht. Speichern.

Speisen ohne Gang sind völlig in Ordnung: Lass den Gangnamen leer, dann steht der Block als schlichte Liste auf dem Beleg.

Nur Produkte aus deinem Inventar

Ein Buffet nimmt ausschließlich Produkte aus deinem Inventar auf. Eine frei getippte Position im Angebot — eine, die du ohne Produkt einfach hingeschrieben hast — findest du im Suchfeld deshalb nicht.

Du musst sie dafür nicht neu anlegen: Klicke im Positions-Editor in der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü und wähle „Ins Inventar übernehmen“. Dort fragt Univents, was daraus werden soll:

Als Rezept — die richtige Wahl für alles Essbare. Das Produkt bekommt Zutaten, Zubereitung und Ergiebigkeit und steht damit als eigene Zeile auf der Produktionsliste. Damit es zusätzlich auf dem Küchenmonitor auftaucht, hakst du im Produkt unter Produktion noch „Für die Küchenproduktion verwenden“ an.
Als Artikel — für alles andere: Deko, Technik, Mobiliar, Pauschalen.

Univents legt daraus ein Produkt an und übernimmt Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis, Steuersatz, Einkaufspreis und Kategorie. Danach findest du es im Buffet-Dialog über die Suche.

Der Beleg ändert sich dadurch nicht — die Position bleibt genau so stehen, wie sie ist.
Das Produkt liegt anschließend ganz normal im Inventar und lässt sich dort weiter ausfüllen (Bild, Allergene, Lager …).
Zeilen, die bereits an einem Produkt hängen, zeigen den Menüpunkt nicht — dort gibt es nichts zu übernehmen.
Hast du dich vertan, ist nichts verloren: Im Produkt unter Stammdaten → Art des Produkts stellt der Schalter „Ist ein Rezept“ die Sache jederzeit um.

Deine eigenen Gangnamen werden vorgeschlagen

Tippst du einen eigenen Gangnamen ein — „Flying Buffet", „Mitternachtssnack", „Für die Kinder" —, steht er beim nächsten Buffet mit in der Vorschlagsliste, noch vor den vorgefertigten Vorschlägen. Du musst ihn also nur einmal schreiben.

Es gibt nichts einzurichten und nichts zu pflegen: Die Liste entsteht aus den Buffets, die ihr ohnehin speichert. Ein Gangname, den ihr nie wieder verwendet, verschwindet einfach nach unten.
Häufig genutzte Gänge stehen oben, seltene weiter unten.
Groß- und Kleinschreibung erzeugt keinen zweiten Eintrag. Hast du „dessert" gespeichert, steht der Gang genau einmal in der Liste — in deiner Schreibweise.
Die vorgefertigten Vorschläge bleiben alle erhalten, deine eigenen kommen dazu.
Die Liste gilt pro Arbeitsbereich. Gangnamen anderer Betriebe siehst du nie.

Gänge und Speisen sortieren

Die Reihenfolge im Dialog ist die Reihenfolge auf dem Beleg — genau wie bei den Abschnitten eines Angebots.

Gang verschieben: die Pfeile ↑ und ↓ am Kopf des Gangs.
Speise innerhalb ihres Gangs verschieben: die Pfeile ↑ und ↓ in ihrer Zeile.
Speise in einen anderen Gang: am Griff links anfassen und in den Ziel-Gang ziehen — oder das Verschieben-Symbol in der Zeile anklicken und den Ziel-Gang aus der Liste wählen. Beide Wege führen zum selben Ergebnis.
Gang entfernen: das Kreuz am Kopf des Gangs. Seine Speisen gehen dabei nicht verloren — sie rutschen in den benachbarten Gang (normalerweise den darüber; beim obersten Gang in den darunter).

Die Vorschau unten im Dialog zeigt jederzeit, wie der Kunde es sehen wird.

Ein Gang ohne Speisen wird nicht gespeichert. Legst du „Dessert“ schon mal an und ordnest ihm noch keine Speise zu, ist der Gang nach dem Speichern wieder weg — ein Gang existiert nur durch die Speisen, die in ihm stehen. Lege ihn an, wenn du die erste Speise dafür hast.

Der Preisvorschlag

Sobald Speisen gewählt sind, rechnet Univents einen Vorschlag pro Person: die Summe aus Einzelpreis mal Menge pro Person, für jede Speise. Der Vorschlag steht in einem eigenen Feld neben dem Preis pro Person und aktualisiert sich mit jeder Änderung — neue Speise, andere Menge, andere Personenzahl.

„Vorschlag übernehmen" schreibt den Wert in das Preisfeld. Ab da ist es dein Preis.
Während gerechnet wird, wartet das Speichern kurz. Solange der Preis noch aus dem Vorschlag kommt, ist der Speichern-Knopf für einen Moment nicht anklickbar — sonst stünde am Ende ein Preis im Angebot, den die Preisregeln noch gar nicht gesehen haben. Hast du deinen Preis selbst eingetragen, kannst du jederzeit speichern.
Dein eigener Preis wird nie überschrieben. Hast du einmal von Hand eine Zahl eingetragen oder den Vorschlag übernommen, bleibt sie stehen, auch wenn du danach noch Speisen ergänzt. Der Vorschlag daneben zeigt trotzdem weiter den aktuellen Stand — so siehst du, wie weit du vom Katalogwert entfernt bist.

Preisregeln wirken im Vorschlag mit

Der Vorschlag berücksichtigt die Preiskonditionen deiner Speisen: Mengen-, Gäste-, Saison-, Wochentags- und Feiertagsregeln. Haben Regeln gewirkt, stehen ihre Namen unter dem Vorschlagsfeld.

Als Menge zählt dabei die tatsächliche Gesamtmenge (Menge pro Person mal Personen), als Gästezahl die Personenzahl aus dem Dialog — nicht die der Veranstaltung. Änderst du die Personen im Dialog, bewegt sich der Vorschlag mit.

Wichtig: Preisregeln wirken nur auf den Vorschlag, nie nachträglich auf einen gespeicherten Buffetpreis. Ein bereits verschicktes Angebot ändert sich also nicht von allein, wenn du später eine Preisregel anpasst.

Beispiel: unter 60 Personen 10 Prozent Aufschlag

Für „ab 60 Personen normal, darunter 10 Prozent mehr" brauchst du keine Sonderfunktion — das ist eine gewöhnliche Preisregel auf deinen Speisen (oder auf deren Kategorie):

Lege eine Preiskondition mit dem Gäste-Bereich bis 59 an.
Setze als Änderung +10 Prozent.
Stelle sie auf automatisch anwenden.

Ab dann zeigt der Vorschlag im Buffet-Dialog bei 40 Personen automatisch den Aufschlag und bei 80 Personen den normalen Preis.

Wie der Block auf dem Beleg aussieht

Der Kunde sieht eine Position: den Titel, darunter die Speisen nach Gängen gruppiert, dazwischen eine Trennlinie. Die Gangüberschriften stehen in Großbuchstaben, jede Speise beginnt mit einem Gedankenstrich.

Sommerbuffet individuell            25 Personen        32,50 €      812,50 €

VORSPEISE
– Vitello Tonnato
– Bruschetta
***
HAUPTGANG
– Rinderbraten mit Rotweinjus
– Kartoffelgratin

Wir kalkulieren mit 3 Vorspeisen, 2 Hauptgängen und 1 Dessert pro Person.

Der Zusatztext steht, wenn du einen eingetragen hast, durch eine Leerzeile abgesetzt unter der letzten Speise. Ohne Zusatztext endet der Block mit der letzten Speise.

In der Mengenspalte steht die Personenzahl, als Einzelpreis der Preis pro Person, als Gesamtbetrag beides multipliziert. Einzelpreise und Einzelmengen der Speisen erscheinen bewusst nicht — genau das unterscheidet ein Buffet von einer aufgeschlüsselten Bestellung.

Hast du keiner Speise einen Gang zugeordnet, entfallen Überschriften und Trennlinien; der Block ist dann eine schlichte Liste.

Ein Buffet später ändern

Klicke am rechten Rand der Zeile auf das Menü mit den drei Punkten und wähle „Buffet bearbeiten". Der Dialog öffnet sich mit deiner Zusammenstellung: Speisen ergänzen oder entfernen, Mengen ändern, Gänge umbenennen oder umsortieren, Personen oder Preis anpassen. Nach dem Speichern stimmen Beschreibung, Summe und Wareneinsatz wieder.

Das funktioniert auch auf der Rechnung, die du aus dem Angebot erzeugt hast — die Zusammenstellung reist mit.

Warum kann ich die Beschreibung nicht direkt tippen? Die Beschreibung eines Buffet-Blocks entsteht aus der Zusammenstellung und wird bei jedem Speichern neu erzeugt. Ein von Hand eingetippter Text wäre beim nächsten Bearbeiten wieder weg. Deshalb ist das Feld gesperrt und verweist auf „Buffet bearbeiten". Für eigene Sätze nimmst du dort den Zusatztext — der bleibt beim Bearbeiten stehen.

In Einzelpositionen auflösen

Will der Kunde die Aufschlüsselung doch sehen, wähle im selben Menü „In Einzelpositionen auflösen". Aus jeder Speise wird eine eigene Position an der Stelle des Buffets, mit ihrem aktuellen Preis, ihrer Kategorie und ihrem Einkaufspreis aus dem Katalog. Die Menge pro Person bleibt die Menge, die Personenzahl bleibt der zweite Faktor — gerechnet wird also weiterhin richtig.

Der Buffet-Block verschwindet dabei, und die Summe des Belegs ändert sich: statt deines verhandelten Preises pro Person zählen jetzt die Katalogpreise. Univents fragt deshalb vorher nach. Rückgängig machen lässt sich das nicht — du müsstest das Buffet neu zusammenstellen.

Ist ein Produkt inzwischen aus deinem Katalog gelöscht, wird daraus eine Freitext-Position mit dem gespeicherten Namen und ohne Preis. Das Auflösen scheitert daran nicht.

Wareneinsatz und Marge

Der Einkaufspreis des Blocks entsteht aus den Einkaufspreisen der gewählten Speisen, multipliziert mit der jeweiligen Menge pro Person. In der Finanzauswertung und im Controlling der Veranstaltung erscheint er wie bei jeder anderen Position — du musst nichts nachtragen.

Unterschiedliche Steuersätze

Haben die gewählten Speisen verschiedene Steuersätze — typischerweise, weil ein Getränk mit dabei ist —, weist der Dialog darauf hin. Für den ganzen Block gilt dann der Satz, den du oben eingestellt hast. Empfehlung: Getränke als eigene Position auf den Beleg, dann stimmt die Steuer auf beiden Zeilen.

Die Speisen in Küche und Einkauf

Sobald der Beleg in den Buchungen der Veranstaltung angekommen ist, steht jede Speise dort als eigene Zeile unter dem Buffet — mit der Menge, die du wirklich brauchst: Menge pro Person mal Personenzahl. Aus „0,2 kg Kartoffelsalat pro Person" bei 25 Personen werden also 5 kg.

Von dort läuft alles Weitere wie bei jedem anderen Produkt:

Produktionsliste und Küchenzettel führen die einzelnen Speisen auf, nicht nur den Buffet-Titel.
Materialplanung rechnet die Speisen in den Bedarf ein.
Zulieferauftrag bestellt sie beim hinterlegten Lieferanten.

Die Speisen-Zeilen tragen dabei keinen eigenen Preis — der Kunde bezahlt den Preis pro Person für das ganze Buffet, und jede Speise doppelt zu berechnen wäre falsch. Der Einkaufspreis reist mit, damit Marge und Materialplanung stimmen.

Änderst du das Buffet später, ziehen die Küchen-Zeilen automatisch nach. Löst du es in Einzelpositionen auf, verschwinden sie und die neuen Einzelpositionen bringen ihre eigenen mit.

Eine Speise fehlt in der Küche? Dann ist ihr Produkt inzwischen aus dem Katalog gelöscht. Auf dem Beleg steht sie weiter (mit dem Namen von damals), aber die Küche kann ein gelöschtes Produkt nicht einplanen. Lege es neu an und füge die Speise im Dialog noch einmal hinzu.

Was dieser Stand noch nicht kann

Das Buffet ist auf dem Beleg eine Position. In Umsatz-Auswertungen zählt es als eine Position, nicht als die einzelnen Speisen darin — „Umsatz je Speise" gibt es für Buffets also nicht.
Bestehende Positionen lassen sich nicht nachträglich zu einem Buffet gruppieren. Stelle den Block neu zusammen und lösche die Einzelpositionen.
Ein Buffet lässt sich noch nicht als wiederverwendbares Produkt speichern. Für wiederkehrende Fest-Buffets legst du weiterhin ein Produkt an.