Preise brutto oder netto eingeben

Viele Betriebe nennen ihren Gästen runde Preise inklusive Mehrwertsteuer — „45 € pro Person, alles inklusive“. Univents rechnet intern immer mit Nettopreisen, weil Rechnungen, Buchhaltungs-Exporte und die E-Rechnung das so verlangen. Du musst deswegen aber nicht mehr selbst umrechnen: du gibst den Preis in der Seite ein, in der du denkst, und Univents leitet die andere ab.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Produkte pflegen oder Angebote und Rechnungen schreiben.

Preise im Produkt eingeben

Beim Bearbeiten eines Produkts findest du zwei Preisfelder untereinander:

• Preis (netto) — der Betrag ohne Mehrwertsteuer
• Preis (brutto) — der Betrag inklusive Mehrwertsteuer

Du tippst in eines der beiden Felder, das andere rechnet sich automatisch mit. Welche Seite du zuletzt geführt hast, merkt sich das Produkt. Das ist wichtig, wenn du später den Steuersatz änderst: hast du brutto geführt, bleibt der Bruttopreis stehen und der Nettopreis wird neu berechnet — der Preis, den du deinem Gast genannt hast, bleibt also gültig.

Das Feld, in das du gerade nicht tippst, zeigt zwei Nachkommastellen. Intern rechnet Univents genauer; wenn du mit der Maus darüber fährst, siehst du den vollen Wert.

Wenn der Steuersatz noch leer ist, kann Univents die andere Seite nicht ausrechnen. Fülle erst die Mehrwertsteuer aus.

Bei Paketen mit automatischer Preisberechnung sind beide Felder gesperrt — der Preis ergibt sich dort aus den enthaltenen Produkten.

Was auf dem Beleg steht

Ein Beleg rechnet entweder in Netto oder in Brutto. Diese Einstellung bestimmt nicht nur, wie du tippst, sondern auch, was dein Kunde sieht:

Beleg in Brutto — für Privatkunden üblich. Einzelpreis und Zeilensumme werden als Bruttobetrag gedruckt, darunter steht die Umsatzsteuer aufgeschlüsselt:

Menü Classic        80 × 45,00 €   =   3.600,00 €

Gesamt (inkl. MwSt.)                    3.600,00 €
darin 19 % USt.                           574,79 €
Nettobetrag                             3.025,21 €

Beleg in Netto — für Firmenkunden üblich. Einzelpreis und Zeilensumme werden netto gedruckt und die Mehrwertsteuer kommt am Ende dazu. Das ist die bisherige Darstellung.

Stehen auf einem Beleg mehrere Steuersätze — etwa Speisen mit 10 % und Getränke mit 20 % — wird die Umsatzsteuer je Satz einzeln ausgewiesen, wie es das Umsatzsteuergesetz verlangt.

Deinen Einleitungstext prüfen

⚠️ Viele Angebote tragen einen Standardsatz wie „Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.“ Rechnet ein Beleg in Brutto, widerspricht dieser Satz den gedruckten Preisen — die Positionen zeigen dann Bruttobeträge.

Univents ändert deinen Text nicht automatisch, weil es dein Text ist. Passe ihn für Brutto-Belege an, zum Beispiel: „Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer.“ Wenn du mit Vorlagen arbeitest, lohnt sich je eine Vorlage für Brutto- und Netto-Belege.

Die Einstellung fürs Konto

Unter Einstellungen › Finanzdokumente findest du den Block Finanzdokument-Darstellung. Dort legst du bei Preise eingeben als fest, ob neue Belege in Brutto oder in Netto rechnen.

Änderst du die Einstellung später, bleiben bereits angelegte Belege unverändert. Das ist Absicht: eine verschickte Rechnung muss auch in fünf Jahren noch genauso aussehen.

Welche Basis ein einzelner Beleg verwendet

Ein Beleg übernimmt die Basis in dem Moment, in dem du ihn anlegst — und behält sie danach.

Ein bestehender Beleg lässt sich nicht auf die andere Basis umstellen. Brauchst du einen Beleg in der anderen Basis, änderst du zuerst die Einstellung fürs Konto und legst den Beleg danach neu an.

Rechnet ein Beleg in Brutto, siehst du das oben im Beleg am Hinweis Preise: brutto. Bei einem Netto-Beleg steht dort nichts — Netto ist der Normalfall, ein Hinweis wäre dort nur Lärm.

Die Basis gilt auch im Positionseditor, und zwar für beide Preisspalten: Ein Netto-Beleg zeigt links VK netto und rechts Gesamt netto, ein Brutto-Beleg VK brutto und Gesamt brutto. Die Spaltenüberschrift sagt dir also immer, welche Seite du gerade vor dir hast, und du kannst jede Zeile im Kopf nachrechnen. Die Zwischensumme über jedem Abschnitt und das Summenfeld am Ende zeigen weiterhin beide Seiten.

Wenn du ein Produkt, das du in Brutto gepflegt hast, in einen Netto-Beleg einfügst, wird der Preis auf zwei Nachkommastellen gerundet. Univents weist dich an der Position darauf hin. Der Grund: auf einem Netto-Beleg soll Einzelpreis mal Menge genau die gedruckte Zeilensumme ergeben, damit dein Kunde nachrechnen kann.

Preise in Positionsvorlagen

Legst du eine Positionsvorlage an oder bearbeitest sie, gilt dieselbe Kontoeinstellung wie im Beleg-Editor: Steht Preise eingeben als auf Brutto, tippst und siehst du auch in der Vorlage den Bruttopreis je Zeile — umgerechnet mit dem Steuersatz dieser Position. Gespeichert wird intern weiterhin netto, damit eine Vorlage unabhängig vom Steuersatz gilt.

Wendest du die Vorlage später auf einen Beleg an, rechnet der Beleg unverändert in seiner eigenen Basis weiter — die er beim Anlegen bekommen hat.

Häufige Fragen

Ändern sich meine bestehenden Belege? Nein. Alle vorhandenen Belege und Produkte bleiben, wie sie sind. Die Brutto-Eingabe ist ausgeschaltet, bis du sie einschaltest.

Kann ich einen Beleg nachträglich von Netto auf Brutto umstellen? Nein. Die Basis wird beim Anlegen des Belegs festgelegt und bleibt dann so. Stelle die Einstellung fürs Konto um und lege den Beleg neu an.

Ich bin Kleinunternehmer und weise keine Umsatzsteuer aus. Dann sind Brutto und Netto identisch, und die Einstellung ändert nichts an deinen Belegen.

Warum stand früher 45,01 € auf der Rechnung, obwohl ich 45,00 € vereinbart hatte? Weil der Nettopreis unterwegs auf zwei Nachkommastellen gerundet wurde und aus dem gerundeten Wert wieder ein Bruttobetrag berechnet wurde. Univents rechnet jetzt durchgehend genauer, der zugesagte Betrag wird exakt getroffen.