Mitarbeiter-Portal: Schichten, Zeiterfassung & mehr

Das Mitarbeiter-Portal ist die eigene, mobile Ansicht für dein Team — getrennt vom Verwaltungsbereich. Fest angestellte Mitarbeitende loggen sich mit ihrem eigenen Zugang ein, externe Aushilfen kommen über einen Link ohne eigenes Konto rein. Beide sehen dort ihre Schichten, tragen Zeiten ein und erledigen Aufgaben rund um ihren Einsatz.

Zugang zum Portal

Es gibt zwei Wege ins Portal:

1. Feste Teammitglieder mit Login melden sich wie gewohnt bei Univents an (E-Mail-Adresse + 6-stelliger Code) und landen automatisch im Portal ihres Workspace. Wie du jemandem diesen Zugang einrichtest, steht in Personal anlegen & konfigurieren.
2. Externe Aushilfen ohne eigenes Konto bekommen bei der ersten Schichtzuweisung einen persönlichen Link per Mail. Ein Klick öffnet das Portal direkt — ohne Login. Im Header erscheint dafür der Hinweis „Aushilfe". Diese Gruppe sieht nur die operativen Bereiche: Schichten, Kalender, Aufgaben, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Ablauf, Küche und Packliste. Lohn, Urlaub, Dateien und Nachrichten bleiben fest angestellten Mitarbeitenden mit Login vorbehalten.

Ist ein Link abgelaufen oder wurde zurückgezogen, zeigt die Seite „Dieser Link ist nicht mehr gültig" — dann hilft nur ein neuer Link vom Team.

Schichten im Blick behalten

Im Tab Schichten listet eine Tabelle alle Einsätze mit Datum, Zeit, Rolle/Event, Stunden, Lohn und Status. Über die Filter Alle / Bestätigt / Ausstehend / Offen grenzt du die Liste ein. Der Tab Kalender zeigt dieselben Schichten in einer Monats- oder Wochenansicht mit farbiger Status-Legende und Blätterfunktion.

Offene Schichten, für die dein Skill-Profil nicht passt, werden gar nicht erst angezeigt — bei „Keine passenden Schichten" kannst du deinen Manager auf fehlende Skills ansprechen.

Schicht annehmen, bestätigen oder ablehnen

Die Buttons ändern sich je nach Status:

Der Klick auf eine Schicht öffnet die Detailseite mit Event, Ansprechpartner, Kolleg:innen im Einsatz („Mit dir im Einsatz"), Routenlink und — falls freigegeben — dem Ablaufplan des Events.

Zeit erfassen und Zeitsaldo prüfen

Auf der Schicht-Detailseite stempelst du direkt ein: Jetzt einstempeln ist nur innerhalb des Check-in-Fensters aktiv, danach Ausstempeln.

Im Tab Zeiterfassung stehen dir zwei Wege offen: die Stoppuhr (Start/Pause) oder ein manueller Eintrag (Event, Aufgabe/Schicht, Start, Ende, Pause in Minuten, Notizen, Speichern) — dieser manuelle Weg steht sowohl fest angestellten Mitarbeitenden mit Login als auch Aushilfen über einen Portal-Link ohne Login zur Verfügung. Gesetzliche Pausenregeln greifen dabei automatisch und werden dir angezeigt. Direkt darunter zeigt der Zeitsaldo Gearbeitet, Soll, Saldo und Übertrag für den gewählten Monat — mit Blätterfunktion. Details zur Freigabe durch dein Team findest du in Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung.

Aufgaben erledigen und Rückfragen stellen

Im Bereich Aufgaben stehen alle Aufgaben, die dir zugewiesen sind — getrennt nach Überfällig, Offen und Erledigt. Ein Klick auf das Kästchen hakt eine Aufgabe ab; ein zweiter Klick nimmt das wieder zurück.

Unter jeder Aufgabe findest du den Bereich Kommentare. Klapp ihn auf, um eine Rückfrage zu stellen oder einen Zwischenstand zu hinterlassen — direkt an der Aufgabe, statt per WhatsApp am Büro vorbei.

• Dein Team liest mit. Was du hier schreibst, steht im Verwaltungsbereich im selben Verlauf an derselben Aufgabe, mit deinem Namen davor. Kunden und Partner sehen diese Kommentare nie.
• Alle Zuständigen werden benachrichtigt. Ist die Aufgabe mehreren Personen zugewiesen, bekommen alle anderen eine Benachrichtigung — und eine Push-Mitteilung, wenn sie das Portal als App installiert haben. Du selbst bekommst keine.
• Bearbeiten und löschen nur selbst. Stift und Papierkorb erscheinen nur an deinen eigenen Kommentaren. Korrigierst du einen nachträglich, steht danach „bearbeitet“ dahinter.

Der Bereich steht Mitarbeitenden mit Login genauso zur Verfügung wie Aushilfen über einen Portal-Link ohne Konto.

Urlaub, Lohn und Dokumente

Diese drei Bereiche stehen nur fest angestellten Mitarbeitenden mit Login zur Verfügung:

• Urlaub zeigt dein Jahresbudget (Genommen / Geplant / Verbleibend). Über Neuer Antrag wählst du Art (Urlaub, Frei, Krank), Zeitraum und optional einen Grund. Anträge stehen zunächst auf „Wartet", bis dein Team sie bestätigt oder ablehnt — bei Ablehnung siehst du den Grund direkt im Antrag.
• Lohn & Stunden zeigt den aktuellen Monat, deine Stunden im Jahresverlauf und eine Tabelle je Monat mit PDF-Download deiner Abrechnung.
• Dateien listet geteilte Team-Dokumente sowie private Unterlagen — beide zum Download.

Packliste abhaken und verladen

Sobald das Büro für eine Veranstaltung die Packliste erstellt hat, erscheint im Portal der Bereich Packliste — für Mitarbeitende mit Login genauso wie für Aushilfen mit Portal-Link. Im Kopf steht die Veranstaltung mit Anlieferzeit, verbleibender Zeit und Fortschritt.

Alle Positionen stehen in einer Liste, gruppiert nach Produktkategorie. Sind an den Produkten mindestens zwei verschiedene Lagerorte gepflegt, übernimmt der Lagerort die Gruppierung — dein Laufweg durchs Lager. Ein Umschalter im Kopf wechselt zwischen beiden Ansichten. Jede Zeile zeigt Foto, Bezeichnung, Gebinde („9 Kisten à 20 · 180 Stück") und Notiz.

• Ein Tipp auf das Häkchen heißt vollständig gepackt; ein zweiter Tipp nimmt das wieder zurück.
• Fehlt etwas, tippst du auf die Sollmenge daneben und trägst die tatsächlich gepackte Menge ein („3 von 6"). Die Zeile gilt dann als Fehlmenge und steht in der Sicht der Eventleitung ganz oben.
• Ist der LKW geladen, hakst du zusätzlich verladen ab. Das geht erst nach „gepackt" — und am LKW für eine ganze Gruppe auf einmal, etwa „Kühlraum 2 — 8 Positionen verladen".

Der Status bleibt nach dem Neuladen erhalten, sodass das ganze Team denselben Stand sieht. Geht ein Tipp bei schlechtem Netz nicht durch, bleibt das Häkchen stehen und die Änderung wird nachgesendet, sobald die Verbindung wieder da ist.

Dieselbe Packliste steht auch im Verwaltungsbereich: Im Buchungen-Tab der Veranstaltung findest du sie unter den Positionen und kannst dort selbst mit abhaken – im Küche-Bereich zusätzlich „produziert", damit die Eventleitung den Stand jederzeit sieht und nachziehen kann.

Produziert und gepackt sind zwei getrennte Schritte. Bei Küchen-Positionen steht rechts der Produktionsstatus: „Produziert" oder „Noch nicht produziert". Eine Küchen-Position lässt sich erst abhaken, wenn sie in der Küche als produziert markiert wurde — solange sie das nicht ist, ist die Zeile gesperrt (ausgegraut). So kann nichts als gepackt markiert werden, das noch gar nicht fertig ist. Logistik-Positionen haben keinen Produktionsschritt und lassen sich jederzeit abhaken.

Die gedruckte Produktionsliste bleibt unverändert verfügbar — der digitale Bildschirm ersetzt den Zettel, schafft ihn aber nicht ab. Alle Details — Aktualisieren mit Vorschau, Scharfstellen, Fehlmengen und Verladen — stehen in Packliste: packen, Fehlmengen erfassen und verladen.

Lieferungen fahren und unterschreiben lassen

Trägt dich das Büro auf einem Lieferschein als Lieferant ein, erscheint im Portal der Bereich Lieferungen — für Mitarbeitende mit Login genauso wie für Aushilfen mit Portal-Link. Die Liste ist in Anstehend und Erledigt geteilt; Lieferungen ohne hinterlegten Zeitpunkt stehen bei „Anstehend", damit sie nicht untergehen.

Tippst du eine Lieferung an, siehst du:

• Kunde und Telefonnummer — antippen startet den Anruf. Ist keine Nummer hinterlegt, steht das dort ausdrücklich.
• Lieferadresse — antippen öffnet die Karten-App deines Geräts.
• Lieferzeitpunkt — die Uhrzeit erscheint nur, wenn im Büro eine gepflegt wurde.
• Was mitkommt — Menge und Bezeichnung der Positionen. Preise siehst du hier nicht.

Über Unterschreiben lassen unterschreibt der Kunde direkt auf deinem Gerät: Du reichst das Handy hin, er zeichnet, trägt seinen Namen ein und bestätigt die Einwilligung. Danach ist der Lieferschein als unterschrieben festgehalten und die Unterschrift steht mit Name und Zeitpunkt in der Detail-Ansicht. Ist auf dem Lieferschein kein Kunde hinterlegt, ist keine Unterschrift möglich — dann bitte im Büro melden.

Verfügbarkeit eintragen

Über den Tab Verfügbarkeit (für beide Gruppen sichtbar) trägst du ein wöchentliches Grundmuster ein — tippe auf einen Wochentag, wähle Art (Verfügbar, Nicht verfügbar, Bevorzugt) und optional ein Zeitfenster. Für einzelne Tage legst du zusätzlich Einzelne Termine als datumskonkrete Ausnahme an. Dein Team nutzt diese Angaben bei der Schichtplanung, siehe Dispositions-Board für die Personalplanung.

Als App installieren und Benachrichtigungen aktivieren

Auf der Startseite des Portals zeigt die Karte Als App installieren an, wie du dir das Portal als eigenes App-Symbol auf den Homescreen legst („Benachrichtigungen zu Schichten und Nachrichten direkt aufs Handy."):

• Android / Chrome: Tippe auf Installieren — dein Browser fragt direkt danach, ob die App installiert werden soll.
• iPhone (Safari): Eine echte Installation per Knopfdruck gibt es hier nicht. Öffne stattdessen das Teilen-Menü und wähle Zum Home-Bildschirm. Benachrichtigungen funktionieren auf dem iPhone erst ab iOS 16.4 und ausschließlich in der so installierten App, nicht im normalen Safari-Tab.

Die Karte verschwindet automatisch, sobald du die App bereits installiert hast oder sie einmal weggeklickt hast (für 30 Tage).

Push-Benachrichtigungen schaltest du separat ein: Öffne im Portal den Bereich Benachrichtigungen und aktiviere den Schalter Benachrichtigungen aktivieren. Dein Browser fragt dich daraufhin um Erlaubnis — bestätigst du, zeigt die Karte danach Benachrichtigungen aktiv („Dieses Gerät bekommt Bescheid bei neuen Schichten, Änderungen und Nachrichten."). Hast du die Berechtigung im Browser zuvor abgelehnt, steht dort stattdessen Benachrichtigungen blockiert mit dem Hinweis, die Erlaubnis in den Browser-Einstellungen nachzuholen. Nutzt ein Kollege dasselbe Gerät mit einem eigenen Zugang, zeigt die Karte „Dieses Gerät empfängt für: [Name]", damit klar ist, wessen Benachrichtigungen gerade ankommen.

Aktivierte Push-Benachrichtigungen informieren dich über:

• eine neu zugeteilte Schicht (sofort)
• Änderungen oder die Absage einer Schicht (gebündelt, falls mehrere Änderungen kurz hintereinander passieren)
• eine tägliche Erinnerung an anstehende Schichten
• neue Nachrichten im Team-Chat
• die Entscheidung über einen Urlaubsantrag

Häufige Fragen

Ich sehe eine offene Schicht nicht, obwohl ich Zeit hätte. Schichten mit Skill-Anforderung werden nur Mitarbeitenden angezeigt, deren hinterlegte Skills passen. Sprich deinen Manager an, wenn ein Skill fehlt.

Der „Ablehnen"-Button ist weg. Nach dem Bestätigen einer Schicht bleibt nur noch „Krank melden" — Ablehnen ist absichtlich nicht mehr möglich. In manchen Workspaces ist Ablehnen generell deaktiviert.

Ich sehe eine Aufgabe nicht, an der ich mitarbeite. Im Portal stehen nur Aufgaben, die dir direkt zugewiesen sind. Fehlt eine, bitte dein Team, dich einzutragen — dann erscheint sie samt Kommentar-Bereich.

Ich finde Lohn, Urlaub oder Dateien nicht im Menü. Diese Bereiche gibt es nur für fest angestellte Mitarbeitende mit eigenem Login. Als externe Aushilfe über einen Link siehst du nur die operativen Bereiche.

Mein Link funktioniert nicht mehr. Links für Aushilfen können ablaufen oder vom Team zurückgezogen werden. Bitte um einen neuen Link von deinem Ansprechpartner.

Ich habe Push-Benachrichtigungen aktiviert, bekomme aber keine. Prüfe im Bereich Benachrichtigungen, ob dort Benachrichtigungen blockiert steht — dann hast du die Browser-Erlaubnis zuvor abgelehnt und musst sie in den Browser-Einstellungen für diese Seite manuell erlauben. Auf dem iPhone funktionieren Push-Benachrichtigungen zusätzlich nur, wenn du das Portal über Zum Home-Bildschirm installiert hast und die App von dort startest, nicht im normalen Safari-Tab.