Vorlagen-Library und Layout-Editor nutzen

Nach diesem Artikel weißt du, wie du eine fertige PDF-Vorlage aus der Vorlagen-Library übernimmst und sie im Layout-Editor an dein Design anpasst — Schrift, Farben, Logo, Seiten, Bilder, Freitexte und Warengruppen, mit Live-Vorschau.

Hinweis: Die Vorlagen-Library und der Layout-Editor werden schrittweise für Workspaces freigeschaltet. Siehst du die Sektion „Vorlagen-Library" unter Einstellungen > Layouts noch nicht, melde dich beim Support.

Statt eine eigene Word-Datei zu bauen und hochzuladen, kannst du das Design deiner Angebote, Rechnungen und Lieferscheine auch direkt im Browser gestalten: Du startest mit einer fertigen Vorlage aus der Vorlagen-Library und passt sie im Layout-Editor an dein Branding an — Schrift, Farben, Logo, Seiten, Bilder, Freitexte und welche Warengruppen wo erscheinen.

Vorlage übernehmen und Editor öffnen

Öffne Einstellungen > Layouts.
In der Sektion Vorlagen-Library siehst du alle verfügbaren Vorlagen mit einem Vorschaubild — zum Beispiel einen klassischen Geschäftsbrief im Hochformat mit Briefkopf, Positionstabelle, Summen und Unterschriftszeile.
Klicke bei der gewünschten Vorlage auf Vorlage verwenden.
Univents legt eine eigene Kopie dieser Vorlage in deinem Workspace an — das Original in der Library bleibt dabei unverändert und lässt sich jederzeit erneut verwenden — und öffnet die Kopie direkt im Layout-Editor.

Die neue Kopie ist noch keinem Dokument zugewiesen und wird auch nicht automatisch zum Standard. Wie du ein Layout einem Dokument zuweist oder als Standard festlegst, erfährst du in Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.

Layout aus dem offenen Beleg bearbeiten

Für eine Design-Änderung musst du nicht in die Einstellungen wechseln. Öffne ein Angebot oder eine Rechnung, klappe die Layout-Auswahl auf und klicke auf der Karte des Layouts auf Layout bearbeiten — derselbe Editor öffnet sich in einem neuen Tab, der Beleg bleibt offen. So vergleichst du Änderung und Ergebnis nebeneinander: im Editor anpassen und speichern, im Beleg das PDF neu erzeugen.

Der Knopf heißt Layout bearbeiten, sobald das Layout auf der neuen Druck-Engine läuft (siehe „Auf die neue Druck-Engine umstellen" weiter unten) — unabhängig davon, ob du es schon im Editor gestaltet hast. Läuft es noch auf der bisherigen Engine, heißt er Farben und Ränder bearbeiten und öffnet die gewohnten Farbeinstellungen.

Layout aus der Vorlagen-Übersicht öffnen

Unter Einstellungen > Vorlagen stehen deine Layouts zwischen allen anderen Vorlagen. Ein Klick auf die Zeile bringt dich direkt dorthin, wo du das Layout bearbeiten kannst: Läuft es auf der neuen Druck-Engine, öffnet sich der Layout-Editor. Läuft es noch auf der bisherigen, öffnet sich die Layout-Verwaltung mit dem Formular für Farben, Ränder und Word-Vorlage.

Bestehendes Layout in den Editor übernehmen

Hast du ein Layout auf die neue Druck-Engine umgestellt (siehe unten), das du bisher über eine Word-Vorlage gepflegt hast, meldet der Editor beim ersten Öffnen: „Dieses Layout hat noch kein neues Design." Das ist richtig — deine Gestaltung steckt bis dahin in Farben, Rändern und der Word-Vorlage, nicht in einem Design, das der Editor bearbeiten kann. Auf derselben Seite legst du es mit einem Klick an:

Aus Word-Vorlage übernehmen (empfohlen). Univents liest die Word-Vorlage dieses Layouts und baut daraus das Design für den Editor: Kopf- und Fußzeile, Anschrift, Eckdaten, Anschreiben, Positionsbereiche und Summen. Das passiert in zwei Schritten: Ein Klick auf Word-Vorlage prüfen zeigt dir zuerst, was übernommen würde — gespeichert wird dabei noch nichts, deine Belege drucken unverändert weiter. Erst mit Übernehmen wird das Design angelegt. Deine Word-Vorlage bleibt dabei unverändert, und du kannst jederzeit wieder auf die bisherige Engine zurückstellen.

Die Prüfung zeigt eine kurze Bilanz: wie viele Seiten und Positionsbereiche entstehen würden, was eins zu eins übernommen wird und was geschätzt oder ausgelassen werden müsste. Typische Hinweise:

Ein Bild ist zu groß für den Druck und wurde nicht übernommen — lade es im Editor unter Bilder neu hoch.
Ein Bild war in der Word-Vorlage beschnitten; übernommen wurde die ganze Fläche. Stelle es im Editor über Bild einpassen neu ein.
Absatzformate, Listen und Einzüge eines Freitexts sind verloren gegangen — den Text selbst findest du im Editor unter Freitexte wieder.

Lies die Hinweise in Ruhe. Wichtig: Sobald du auf Übernehmen klickst, drucken alle Belege dieses Layouts mit dem neuen Design — auch solche, die automatisch versendet werden. Passt dir die Bilanz nicht, klicke Abbrechen; dann bleibt alles, wie es war. Wurde die Word-Vorlage zwischen Prüfen und Übernehmen ersetzt, bricht Univents ab und bittet dich, sie neu zu prüfen. Besteht deine Word-Vorlage im Kern aus einem festen Bild, sagt Univents das und legt bewusst nichts an — im Editor wäre so ein Layout ein einziges Bild, an dem sich nichts ändern lässt. Beginne dann mit dem aktuellen Aufbau.

Mit dem aktuellen Aufbau beginnen. Univents übernimmt genau das, was deine Belege heute drucken: Logo, Anschrift, Eckdaten, Anschreiben, Positionen, Summen, Zahlungsbedingungen mit Bankverbindung, gegebenenfalls die Unterschriftszeile und die Fußzeile — in deinen Farben, deiner Schrift und mit deinen Rändern. Deine Belege sehen danach inhaltlich aus wie vorher, und du passt das Design im Editor Schritt für Schritt an.

Aus einem PDF erzeugen gibt es an dieser Stelle nicht: Die KI-Erstellung legt immer ein neues Layout mit eigener Word-Vorlage an und verändert dieses hier nicht. Das Ergebnis lässt sich danach genauso übernehmen. Diese Funktion ist zurzeit noch nicht freigeschaltet.

Der Rückweg bleibt offen. Über Farben und Ränder bearbeiten kommst du weiterhin in die klassische Bearbeitung — solange das Layout kein Design für den Editor hat, wirken Farben und Ränder von dort unverändert auf deine Belege. Und über den Umschalter (siehe unten) stellst du das Layout jederzeit auf die bisherige Engine zurück.

Einmal angelegt, bleibt das Design. Ein Design lässt sich im Editor nicht wieder entfernen — deshalb schreibt Univents nichts, solange du nicht auf Übernehmen oder Aktuellen Aufbau übernehmen klickst. Das bloße Öffnen der Seite und das Prüfen der Word-Vorlage ändern nichts.

Was du im Layout-Editor einstellst

Der Editor zeigt dein Dokument als Blatt in der Mitte — du arbeitest direkt darauf: Klicken wählt ein Element aus und öffnet rechts den passenden Einstellungsbereich, Doppelklick lässt dich Überschriften, Anschreiben und Freitexte direkt im Dokument schreiben, und ein Bild ziehst du einfach auf die gewünschte Fläche (oder klickst sie an). Jede Änderung ist sofort auf dem Blatt sichtbar. Rechts findest du alle Einstellungen zusätzlich im Überblick:

Freie Elemente — Textfelder, Bilder, Platzhalter und Farbflächen an jede Stelle der Seite legen, ziehen und skalieren — wahlweise vor oder hinter dem Inhalt. Auch den Textbereich selbst (Anschreiben, Positionen, Summen) kannst du auf der Seite verschieben und schmaler oder breiter machen; wird er zu lang, läuft er wie gewohnt auf die nächste Seite weiter.
Vorlage/Theme — Schriftart, Farben und Hoch- oder Querformat für das gesamte Dokument.
Logo — eigenes Logo hochladen, Position und maximale Breite festlegen.
Seiten — welche Seiten dein Dokument enthält, einzelne Seiten ein- oder ausblenden, neue Seiten anlegen oder duplizieren und die Reihenfolge per Drag-and-drop oder mit den Pfeil-Buttons ändern. Eine Seite kannst du auch so einstellen, dass sie automatisch verschwindet, wenn sie keinen Inhalt hätte.
Bilder — eigene Bilder für Deckblatt, Seitenhintergründe oder einzelne Seiten hinterlegen.
Freitexte — die editierbaren Textbausteine deines Layouts mit Bezeichnung und Standardtext, wie du sie aus den bisherigen Layout-Einstellungen kennst.
Warengruppen-Zuordnung — welche Produktkategorien in welchem Bereich des Dokuments gedruckt werden.

Elemente ausrichten und feinjustieren

Für die Feinarbeit an einem Layout — etwa wenn du ein Logo, ein Foto oder ein Textfeld exakt mittig setzen willst — findest du in der Karte jedes freien Elements (Bereich Freie Elemente) diese Werkzeuge:

Ausrichten — sechs Knöpfe setzen das Element links, waagerecht mittig oder rechts bzw. oben, senkrecht mittig oder unten. Mit Bezug wählst du, ob sich das auf das ganze Blatt oder nur auf den Satzspiegel (den Textbereich innerhalb der Seitenränder) bezieht. Bei einem Textfeld, dessen Höhe mit dem Text wächst, ist nur „oben" möglich.
Pfeiltasten — ein auf dem Blatt ausgewähltes Element verschiebst du mit den Pfeiltasten um 1 mm, mit gedrückter Shift-Taste um 5 mm. Die Felder X, Y, B und H nehmen weiterhin exakte Millimeterwerte an.
Bild einpassen — bei einem Bild-Element entscheidest du, ob das Motiv ganz sichtbar bleibt („Einpassen") oder die Fläche vollständig bedeckt und dafür an den Rändern beschnitten wird („Ausfüllen").

Bilder, die im Textfluss stehen — zum Beispiel das Foto auf einem Deckblatt — bearbeitest du, indem du sie auf dem Blatt anklickst: Rechts erscheint der Bereich Bild auf der Seite mit Ausrichtung (links, mittig, rechts), Breite und Höhe in Millimetern, „Bild einpassen" und einem weißen Rahmen als Passepartout. Ist die Breite größer als der Satzspiegel, weist der Editor darauf hin — im Druck würde die Seite sonst verkleinert.

Über den Button Druck-PDF prüfen erzeugst du jederzeit das endgültige PDF mit Beispieldaten — dort siehst du auch die exakten Seitenumbrüche, die das Blatt im Editor nur als Linie andeutet. Das funktioniert auch, wenn du in deinem Workspace noch gar kein echtes Angebot oder keine Rechnung erstellt hast.

Speichern und zurücksetzen

Änderungen im Editor werden erst mit Speichern übernommen. Solange du nicht gespeichert hast, zeigt der Editor einen Hinweis auf ungespeicherte Änderungen, und ein Verlassen des Editors fragt vorher noch einmal nach.

Möchtest du alle eigenen Anpassungen verwerfen, klicke auf Zurück auf Vorlagen-Original — der Editor setzt dein Layout auf den Stand zurück, den es beim Übernehmen aus der Library hatte.

Bearbeitet noch jemand anderes dasselbe Layout? Speichert eine zweite Person zwischenzeitlich dasselbe Layout, siehst du beim eigenen Speichern die Meldung „Jemand anderes hat dieses Layout inzwischen geändert". Deine eigenen Änderungen gehen dabei nicht verloren, bis du selbst aktiv neu lädst oder erneut speicherst.

Bilder & Logo

Für Logo und Bilder werden die Formate PNG, JPG und WebP unterstützt. Hochgeladene Bilder werden automatisch passend verkleinert. SVG-Dateien werden nicht unterstützt.

Warum lässt sich mein Beleg nicht ausstellen?

Ein Beleg (Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift) lässt sich nicht ausstellen oder versenden, wenn das gewählte Layout eine oder mehrere Positionen des Dokuments gar nicht drucken würde — zum Beispiel, weil im Layout kein Bereich für „sonstige" bzw. nicht zugeordnete Positionen vorgesehen ist, oder weil dem Dokument die Positionstabelle im gewählten Layout fehlt. Univents zeigt dir dazu eine verständliche Fehlermeldung.

So löst du das:

Öffne das betroffene Layout im Layout-Editor unter Einstellungen > Layouts.
Prüfe im Bereich Warengruppen-Zuordnung, ob es einen Bereich für „sonstige"/nicht ausdrücklich zugeordnete Warengruppen gibt und ob jede benötigte Warengruppe einem Bereich zugeordnet ist.
Alternativ wählst du für das betroffene Dokument ein anderes Layout aus, das alle Positionen abdeckt.

Auf die neue Druck-Engine umstellen

Univents druckt deine Belege gerade in zwei Varianten: mit der bisherigen Engine und mit einer neuen, die spürbar schneller rendert. Beide laufen parallel, und du entscheidest pro Layout, welche benutzt wird.

An jedem Layout steht ein Abzeichen, das dir sagt, womit es heute druckt: BISHERIGE ENGINE oder NEUE ENGINE. Du findest es an zwei Stellen — unter Einstellungen → Layouts in der Layout-Zeile, und direkt im Beleg auf der Layout-Karte. Beide führen zum selben Umschalter.

So stellst du ein Layout um:

Klicke das Abzeichen an. Es öffnet ein Fenster mit dem aktuellen Stand.
Klicke Auf neue Engine umstellen.
Im selben Fenster steht jetzt Design im Editor anlegen. Der Link bringt dich dorthin, wo du das Design aus deiner Word-Vorlage übernimmst oder mit dem aktuellen Aufbau beginnst (siehe „Bestehendes Layout in den Editor übernehmen" weiter oben). Hat das Layout schon ein Design, heißt der Link Design bearbeiten.

Beides sind zwei getrennte Schritte: Bis du ein Design anlegst, drucken deine Belege unverändert weiter — mit den Farben, Rändern und der Word-Vorlage, die das Layout schon hat.

Die Umstellung gilt für das ganze Layout, also für jeden Beleg, der es benutzt — nicht nur für den, den du gerade offen hast. Das steht auch im Fenster selbst, weil du den Umschalter aus einem einzelnen Beleg heraus erreichst.

Umstellen lässt sich jederzeit zurücknehmen. Deine Word-Vorlage und deine Gestaltung bleiben dabei erhalten — es ändert sich nur, welche Engine die künftigen Belege druckt.

Bereits erzeugte PDFs bleiben unverändert. Erst wenn ein Beleg neu gerendert wird, greift die neue Engine — bei einem bereits verschickten Beleg heißt das, dass ein erneutes Rendern ihn anders aussehen lassen kann als die Fassung, die dein Kunde schon bekommen hat.

Häufige Fragen

Wird das Original in der Vorlagen-Library durch meine Anpassungen verändert? Nein. „Vorlage verwenden" legt eine eigene Kopie in deinem Workspace an. Das Original bleibt für dich und alle anderen Workspaces unverändert und lässt sich beliebig oft erneut übernehmen.

Kann ich mehrere Vorlagen ausprobieren? Ja. Du kannst mehrere Vorlagen als eigene Kopien übernehmen und parallel anpassen. Welche davon du tatsächlich für ein Dokument verwendest, entscheidest du erst bei der Layout-Zuweisung am Dokument.

Kann ich weiterhin eine eigene Word-Vorlage hochladen? Ja. Die bisherige Verwaltung unter „Meine Layouts" bleibt unverändert bestehen und funktioniert wie gewohnt.

Ich sehe die Vorlagen-Library nicht in meinem Workspace — was jetzt? Die Funktion wird schrittweise freigeschaltet. Melde dich bei unserem Support, wenn du sie nutzen möchtest.