Wie verbinde ich mein sevdesk-Konto?

Mit der sevdesk-Anbindung überträgst du eine ausgestellte Rechnung mit einem Klick in deine Buchhaltung — mit allen Positionen, Steuersätzen und dem Empfänger als Kunde. Du pflegst nichts doppelt und tippst keine Beträge ab.

Wo finde ich meinen API-Token?

sevdesk verbindest du mit einem Token aus deinem eigenen sevdesk-Konto:

1. Melde dich bei sevdesk an.
2. Öffne Einstellungen → Benutzer und klicke auf deinen Benutzer.
3. Scrolle zum Abschnitt API-Token und kopiere den Token.

Der Token gehört zu dem Benutzer, bei dem du ihn holst. Rechnungen, die Univents überträgt, erscheinen in sevdesk unter diesem Benutzer.

Konto verbinden

sevdesk ist ab dem Core-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt die Karte statt der Verbindung einen Hinweis mit Upgrade-Option — dann lässt sich sevdesk erst nach einem Upgrade verbinden.

1. Öffne in Univents links Integrationen.
2. Klicke links auf die Kategorie Buchhaltung (oder tippe den Namen ins Suchfeld).
3. Klicke auf sevdesk.
4. Füge deinen Token in das Feld sevdesk API-Token ein.
5. Klicke auf Prüfen & speichern.

Univents prüft den Token sofort mit einer harmlosen Abfrage und speichert ihn nur, wenn er funktioniert. Klappt es, zeigt die Karte Verbunden.

Zum Verbinden und Trennen brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Eine Rechnung übertragen

1. Öffne die Rechnung, die du übertragen möchtest.
2. Klicke oben auf An Buchhaltung übertragen.
3. Bestätige im Dialog mit Jetzt übertragen.

Univents legt die Rechnung in sevdesk im Status Offen an und zeigt dir anschließend die Belegnummer, die sevdesk vergeben hat.

Zum Übertragen brauchst du das Bearbeiten-Recht im Bereich Finanzen.

Wichtig zu wissen:

• Übertragen werden nur ausgestellte Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen haben keinen Übertragen-Knopf — sie sollen in deiner Buchhaltung auch gar nicht auftauchen.
• sevdesk vergibt seine eigene Belegnummer. Deine Univents-Nummer steht im Kopftext der Rechnung, damit du beide Belege zuordnen kannst.
• Der Empfänger wird in sevdesk als Kunde angelegt — mit Anschrift, E-Mail und Telefonnummer, soweit gepflegt — oder, wenn er dort schon eindeutig existiert, verwendet. Beim nächsten Beleg desselben Kunden entsteht kein zweiter Kontakt.
• Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 19 UStG können noch nicht übertragen werden. Lege sie bitte in sevdesk von Hand an.
• Übertragen werden die deutschen Steuersätze 0 %, 7 % und 19 %. Enthält eine Position einen anderen Satz — etwa 20 % für Österreich —, sagt dir Univents das vor dem Übertragen und nennt die betroffene Position. Lege solche Rechnungen bitte in sevdesk von Hand an.
• Wenn der Kunde in sevdesk angelegt wurde, seine Anschrift aber nicht mitgeschrieben werden konnte, bleibt der Dialog nach dem Übertragen mit einem Hinweis offen. Die Rechnung ist dann bereits in sevdesk — trag die Adresse dort einfach nach, sonst lässt sich der Beleg nicht versenden.

Zahlungen automatisch übernehmen

Wird eine übertragene Rechnung in sevdesk als vollständig bezahlt geführt, kannst du das automatisch auch bei uns übernehmen lassen.

1. Öffne Integrationen → Buchhaltung → sevdesk.
2. Schalte Zahlungen übernehmen ein.

Ab dann prüfen wir stündlich, ob eine übertragene Rechnung in sevdesk als bezahlt gilt, und markieren sie dann auch in Univents als bezahlt. Rechnungen, die bei uns bereits bezahlt oder storniert sind, fassen wir dabei nicht an.

Wichtig:

• Nutze diesen Schalter nicht zusammen mit dem Kontoauszug-Import (Zahlungsabgleich) für dieselben Rechnungen. Sonst wird dieselbe Zahlung doppelt erfasst — einmal aus dem Kontoauszug, einmal aus sevdesk.
• Übernommen werden nur vollständig bezahlte Rechnungen. Teilzahlungen berücksichtigen wir noch nicht.
• Der Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet und gilt pro Verbindung.

Zum Ein- und Ausschalten brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Kundenkontakte übertragen

Statt jeden Kunden einzeln beim Übertragen einer Rechnung anzulegen, kannst du deine Kunden auch auf einmal nach sevdesk übertragen.

1. Öffne Integrationen → Buchhaltung → sevdesk.
2. Klicke auf Kundenkontakte übertragen.
3. Univents zeigt dir, wie viele Kontakte übertragen werden. Bestätige mit Jetzt übertragen.

Wichtig zu wissen:

• Übertragen werden nur Kontakte, die Empfänger mindestens eines Angebots oder einer Rechnung sind. Reine Adressbuch-Einträge ohne Beleg — etwa alle, die dir einmal eine E-Mail geschrieben haben — lässt Univents bewusst aus.
• Kontakte, die schon mit sevdesk verknüpft sind, werden übersprungen und als „schon verknüpft" gezählt — es entsteht kein zweiter Kontakt.
• Univents legt nur neue Kontakte an, bestehende Kontakte in sevdesk werden nie verändert.
• Die Übertragung läuft im Hintergrund mit einer Fortschrittsanzeige. Du kannst die Seite währenddessen verlassen.
• Brichst du die Übertragung ab, bleiben bereits angelegte Kontakte in sevdesk bestehen — das lässt sich nicht rückgängig machen.

Zum Starten und Abbrechen brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Wenn etwas schiefgeht

Auf der Seite Integrationen → Buchhaltung → sevdesk findest du unter Übertragungen die letzten Belege mit Status und, falls etwas nicht geklappt hat, dem Grund im Klartext. Typische Gründe:

• Token wird nicht mehr akzeptiert — der Token wurde in sevdesk zurückgezogen oder der Benutzer gelöscht. Hol dir einen neuen Token und trage ihn über Schlüssel ersetzen ein.
• Kein Empfänger — der Rechnung ist kein Kunde zugeordnet. Trage ihn ein und übertrage erneut.
• Steuerfall wird nicht unterstützt — die Rechnung nutzt § 19 UStG oder die Umkehr der Steuerschuld. Lege sie in sevdesk von Hand an.

Eine Rechnung erneut übertragen

Öffnest du den Dialog bei einer bereits übertragenen Rechnung, siehst du die Belegnummer aus sevdesk und einen zusätzlichen Haken. Setze ihn nur, wenn du wirklich einen zweiten Beleg in sevdesk anlegen willst — löschen musst du den ersten dann selbst dort.

Verbindung trennen

Klicke auf der Karte auf Verbindung trennen. Dein Token wird dabei aus Univents gelöscht. Bereits übertragene Rechnungen bleiben in sevdesk bestehen; neue Übertragungen sind erst nach einer neuen Verbindung wieder möglich.

Häufige Fragen

Werden Rechnungen automatisch übertragen? Nein. Jede Übertragung ist ein bewusster Klick. Das ist Absicht: Du entscheidest, was in deiner Buchhaltung landet.

Werden meine Kunden automatisch übertragen? Beim Übertragen einer Rechnung nur deren Empfänger, in dem Moment, in dem du überträgst. Willst du mehrere Kunden auf einmal anlegen, nutze Kundenkontakte übertragen weiter oben.

Werden Angebote oder Lieferscheine übertragen? Nein, nur Rechnungen.

Werden Zahlungen aus sevdesk zurückgemeldet? Nur wenn du das einschaltest. Standardmäßig nicht — aktiviere dafür Zahlungen übernehmen (siehe oben).

Kann ich mehrere sevdesk-Konten verbinden? Nein, pro Workspace ist eine Verbindung möglich.

Auf der Karte sehe ich nur eine Upgrade-Meldung — woran liegt das? sevdesk ist ab dem Core-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt Univents dort einen Hinweis mit Upgrade-Option statt der Verbinden-Funktion.

Und bexio, Lexware Office oder BuchhaltungsButler? bexio und Lexware Office sind ebenfalls verfügbar — siehe bexio verbinden & nutzen und Lexware Office verbinden. Nur BuchhaltungsButler ist noch in Vorbereitung. Details stehen im Artikel Buchhaltungs-Exporte & -Integrationen.