Mindestbestand & Nachbestellung: rechtzeitig auffüllen, auch ohne Veranstaltung

Univents kann dich warnen, bevor ein Artikel im Lager knapp wird — und dir direkt eine passende Bestellung dafür vorschlagen. Das funktioniert unabhängig davon, ob die Nachbestellung zu einer bestimmten Veranstaltung gehört: ein Lagernachschub braucht kein Event.

Voraussetzung: Mindestbestand am Produkt eintragen

1. Öffne Inventar, wähle ein Produkt vom Typ Artikel oder Verleih und wechsle in den Bereich Preis & Lagerbestand.
2. Trage im Feld Mindestbestand die Menge ein, ab der du rechtzeitig nachbestellen willst.
3. Ist beim Produkt Unbegrenzter Bestand aktiviert, ist das Feld deaktiviert — für ein Produkt ohne geführten Bestand gibt es keinen sinnvollen Nachbestellpunkt.

Rezepte, Pakete und Service-Produkte haben keinen eigenen Mindestbestand — sie führen keinen eigenständigen Lagerbestand.

Hast du viele Artikel auf einmal zu pflegen, geht das schneller über den Excel-Import: Die Spalte Mindestbestand der Produkt-Vorlage füllt genau dieses Feld — siehe Produkte importieren. Ein bereits gepflegter Mindestbestand wird dabei nie überschrieben, ein erneuter Import ergänzt nur, was am Produkt noch leer ist.

Der Mindestbestand ist unabhängig vom Feld Mindestmenge, das die kleinste Bestellmenge im Webshop deiner öffentlichen Buchungsseite festlegt. Beide Felder haben nichts miteinander zu tun.

Die Nachbestell-Ansicht öffnen

Im Inventar-Kopfbereich zeigt die Kachel Niedrig die Anzahl der Produkte, deren Bestand ihren Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat. Ein Klick auf die Kachel führt direkt in die Nachbestell-Ansicht.

Dort sieht du je Zeile:

• den aktuellen Bestand und den hinterlegten Mindestbestand,
• eine vorgeschlagene Bestellmenge (die Differenz zum Mindestbestand) — die sich vor dem Übernehmen noch anpassen lässt,
• den Zulieferer des Produkts,
• unter dem Produktnamen, sofern zutreffend, für welche Veranstaltung(en) der Artikel in den nächsten Wochen gebraucht wird — so siehst du auf einen Blick, ob die Nachbestellung eilt.

Ist bei einem Produkt kein Zulieferer hinterlegt, erscheint es trotzdem in der Liste (Verpassen ist schlimmer als eine unvollständige Zeile) — mit dem Hinweis Kein Zulieferer hinterlegt und einem direkten Link zum Produkt, um den Zulieferer nachzutragen.

Aus einer Veranstaltung heraus handeln

Fällt dir im Buchungen-Tab einer Veranstaltung auf, dass etwas knapp wird, musst du die Veranstaltung dafür nicht verlassen. Liegt ein dort gebuchtes Produkt aktuell unter seinem Mindestbestand, erscheint über der Zulieferer-Bestell-Box eine Fläche mit genau diesen Artikeln — Bestand, Mindestbestand und eine editierbare Menge (vorbelegt mit der Differenz zum Mindestbestand). Sie erscheint nur, wenn wirklich ein gebuchtes Produkt knapp ist — sonst bleibt sie weg.

Pro Artikel stehen dir dort zwei getrennte Aktionen zur Verfügung:

• Nachfüllen — bucht die eingetragene Menge sofort auf den Bestand, ohne Zulieferer und ohne Mail. Das ist der Regelfall: du hast Ware selbst nachbestückt (aus dem eigenen Lager, per Direktkauf im Großmarkt o. Ä.) und trägst nur den neuen Bestand nach. Der Buchungsgrund in der Bewegungshistorie vermerkt, dass die Buchung aus dieser Veranstaltung stammt.
• In Zulieferbestellung übernehmen — ist bei diesem Artikel ein Zulieferer hinterlegt, legt dieser Klick genauso wie in der Nachbestell-Ansicht einen Bestell-Entwurf an bzw. ergänzt einen bestehenden. Es passiert dabei kein Versand — den löst du bewusst über Jetzt senden in der Nachbestell-Ansicht aus.

Ist bei einem Artikel kein Zulieferer hinterlegt, zeigt die Fläche stattdessen den Hinweis Kein Zulieferer hinterlegt mit einem Link, um ihn am Produkt nachzutragen — nachfüllen kannst du trotzdem sofort.

Die Fläche verlinkt zusätzlich weiterhin in die workspace-weite Nachbestell-Ansicht, für den Überblick über alle Veranstaltungen hinweg.

Vorschläge in eine Bestellung übernehmen

1. Markiere die Vorschläge, die du bestellen möchtest, und passe bei Bedarf die Menge an.
2. Klicke auf In Bestellung übernehmen.

Univents legt daraufhin je Zulieferer einen Entwurf an bzw. ergänzt einen bereits bestehenden offenen Entwurf um die neuen Positionen. In diesem Schritt passiert noch kein Versand — der Zulieferer bekommt zunächst keine Mail.

Bestellung senden

Im unteren Bereich der Nachbestell-Ansicht („Bestellungen ohne Veranstaltung") siehst du alle offenen Entwürfe, gruppiert nach Zulieferer. Erst ein Klick auf Jetzt senden verschickt die Bestellung tatsächlich per Mail an den Zulieferer.

Diese Bestellungen laufen wie gewohnte Zulieferer-Bestellungen weiter — mit Mail an den Lieferanten, Partnerportal-Link zum Bestätigen und Wareneingang. Details zum Ablauf nach dem Versand (Bestätigung, Wareneingang, PDF) findest du unter Zulieferer-Bestellungen anlegen, versenden & abschließen.

Univents zeigt dir nach dem Senden ehrlich, ob die Mail den Zulieferer tatsächlich erreicht hat — etwa wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ist das der Fall, bleibt die Bestellung in der Nachbestell-Ansicht sichtbar und du kannst sie über Erneut senden ein weiteres Mal auslösen, sobald das Problem behoben ist.

Häufige Fragen

Wird automatisch bestellt, sobald der Bestand niedrig ist? Nein. Es gibt keinen automatischen Versand. Du entscheidest bei jedem Vorschlag selbst, ob und wie viel du übernimmst, und sendest die Bestellung anschließend mit einem eigenen, bewussten Klick.

Was ist der Unterschied zu den Zulieferer-Bestellungen im Event? Zulieferer-Bestellungen innerhalb einer Veranstaltung entstehen aus den dort gebuchten Positionen. Die Nachbestellung hier ist unabhängig von einer Veranstaltung — praktisch für allgemeinen Lagernachschub oder Ad-hoc-Einkäufe, die zu keinem bestimmten Event gehören.

Kann ich die vorgeschlagene Menge ändern? Ja, in der Nachbestell-Ansicht lässt sich jede vorgeschlagene Menge vor dem Übernehmen anpassen.

Warum sehe ich bei manchen Produkten keine Bestellmenge nach Gebinde gerundet? Die Vorschlagsmenge ist bewusst die reine Differenz zum Mindestbestand. Ist am Produkt eine Verpackungsgröße hinterlegt, zeigt Univents zusätzlich einen Hinweis, wie viele Gebinde das ungefähr entspricht — das ist aber nur eine Orientierungshilfe und verändert die vorgeschlagene Menge nicht.

Ein Produkt hat keinen Zulieferer — kann ich es trotzdem nachbestellen? Erst, nachdem du am Produkt einen Zulieferer hinterlegt hast. Der Link Zulieferer jetzt hinterlegen in der Nachbestell-Ansicht führt dich direkt dorthin. Nachfüllen ohne Zulieferer funktioniert dagegen immer — dafür brauchst du keinen Zulieferer.

Was ist der Unterschied zwischen „Nachfüllen“ und „In Zulieferbestellung übernehmen“ im Buchungen-Tab? „Nachfüllen“ ändert nur deinen Bestand in Univents — praktisch, wenn du die Ware bereits selbst besorgt hast oder aus einem anderen Lager umbuchst. „In Zulieferbestellung übernehmen“ legt dagegen einen Bestell-Entwurf für deinen Zulieferer an; der Bestand ändert sich erst, wenn du den Wareneingang später verbuchst. Univents bestellt in beiden Fällen nie von sich aus etwas — jede Aktion ist ein bewusster Klick.