Zulieferer-Bestellungen anlegen, versenden & abschließen

Beziehst du Zutaten, Deko oder Equipment von externen Lieferanten, bündelt Univents die betroffenen Buchungspositionen automatisch pro Zulieferer und macht daraus eine versendbare Bestellung — mit Anlieferzeit, Ansprechpartner und PDF. Dieser Artikel richtet sich an alle, die im Event Buchungen mit externen Lieferanten abwickeln, vom Versand bis zum Wareneingang.

Voraussetzung: Zulieferer am Produkt hinterlegen

Univents gruppiert Bestellungen anhand des Zulieferers, der am jeweiligen Produkt hinterlegt ist.

1. Öffne Inventar, wähle das Produkt und trage im Feld Zulieferer den passenden Kontakt ein.
2. Existiert der Lieferant noch nicht als Kontakt, lege ihn zuerst unter Kontakte an.

Produkte ohne hinterlegten Zulieferer landen später in der Gruppe Ohne Zulieferer und lassen sich nicht direkt versenden.

Artikelnummer des Lieferanten hinterlegen

Direkt unter dem Zulieferer findest du das Feld Art.-Nr. beim Lieferanten. Dort trägst du die Nummer ein, unter der dieser Lieferant den Artikel in seinem Katalog führt — nicht eure eigene Artikelnummer.

Der Nutzen zeigt sich beim Versand: Auf der Bestellung steht die Position dann mit der Nummer, die der Lieferant kennt, und er muss sie nicht über den Produktnamen suchen. Ohne Eintrag bleibt alles wie bisher — dann erscheint eure eigene Artikelnummer.

Wo die Nummer auftaucht:

Zwei Dinge, die dir Arbeit sparen:

• Beim Import gleich mitbringen. Die Excel-Vorlage im Inventar hat die Spalte Artikelnummer Lieferant. Heißt die Spalte in der Preisliste deines Lieferanten anders — etwa „Bestellnummer" — erkennt der Import sie trotzdem automatisch. Details unter Produkte importieren.
• Nachträglich gepflegt wirkt sofort. Trägst du die Nummer erst ein, nachdem eine Bestellung schon angelegt wurde, erscheint sie beim nächsten Öffnen von Vorschau und PDF automatisch mit.

Bestellung im Event versenden

1. Öffne das Event und wechsle in den Bereich Buchungen.
2. Der Bereich Zulieferer-Aufträge ist immer sichtbar — unabhängig davon, ob du vorher eine Produktionsliste generiert hast. Sind noch keine Positionen mit hinterlegtem Zulieferer gebucht, zeigt er einen kurzen Hinweis statt der Bestell-Gruppen.
3. Klicke bei einer Zulieferer-Gruppe auf An [Zulieferer] senden, oder nutze Alle offenen senden, um alle offenen Gruppen auf einmal zu verschicken.

Ein Status-Pill zeigt den Stand jeder Bestellung:

Univents meldet dir nach dem Senden ehrlich, ob die Mail beim Zulieferer angekommen ist — etwa wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, meldet die Bestätigung das statt eines pauschalen „Gesendet".

Anlieferzeit, Ansprechpartner und Lieferadresse festlegen

1. Klicke bei einer Zulieferer-Gruppe auf Bestelldetails bearbeiten.
2. Trage Anlieferung und Abholung (Datum + Uhrzeit) ein.
3. Wähle beim Ansprechpartner ein Team-Mitglied aus deinem Team oder tippe einen Namen frei ein; ergänze optional die Telefon-Nummer.
4. Trage bei Bedarf eine abweichende Lieferadresse ein — ohne Eintrag nutzt Univents automatisch den Veranstaltungsort.

Alle gespeicherten Angaben erscheinen automatisch in der Mail an den Zulieferer und im PDF. Ist eine Bestellung bereits versendet, sind die Felder schreibgeschützt — sende die Bestellung erneut, um Änderungen zu übernehmen.

Wie der Zulieferer selbst bestätigt

Die Bestellmail enthält einen persönlichen Link ins Univents-Partnerportal — der Zulieferer braucht dafür weder Passwort noch eigenen Univents-Account.

1. Der Zulieferer öffnet den Link aus der Mail und landet im Partnerportal auf dem Tab Aufträge.
2. Dort sieht er die Bestellung mit allen Positionen, Mengen und — falls hinterlegt — dem Liefertermin (standardmäßig ohne Preise).
3. Er kann die Bestellung über Bestätigen annehmen oder über Ablehnen zurückweisen. Beim Ablehnen kann er optional einen Grund eintragen; dieser erscheint danach bei euch als Ablehnungsgrund an der Bestellung.

Bestätigt oder lehnt der Zulieferer selbst ab, ändert sich der Status in Univents automatisch — ihr müsst dann nicht mehr Als bestätigt markieren klicken.

Im selben Partnerportal hat der Zulieferer neben Aufträge noch die Tabs Übersicht, Aufgaben und Dateien — einen Login-losen Blick auf alles, was ihr mit ihm teilt. Mehr zur Partner-Einbindung generell (auch für andere Partner-Rollen wie Fotograf oder DJ) findest du unter Partner an Events beteiligen.

Bestellung bestätigen und Wareneingang buchen

1. Bestätigt der Zulieferer nicht selbst, klicke bei der gesendeten Bestellung auf Als bestätigt markieren.
2. Sobald die Bestellung Bestätigt ist, erscheint der Button Wareneingang buchen.
3. Trage die tatsächlich gelieferte Menge je Position ein — Teillieferungen sind möglich, die Restmenge ist beim nächsten Wareneingang vorbelegt.
4. Sind alle Positionen vollständig eingebucht, wechselt die Bestellung automatisch auf Geliefert.

PDF herunterladen

Sobald für einen Zulieferer eine Bestellung existiert (Entwurf oder gesendet), erscheint der Button PDF herunterladen. Das PDF enthält die Positionsliste, Event, Datum, Veranstaltungsort sowie — falls hinterlegt — Anlieferzeit, Abholzeit, Ansprechpartner und Lieferadresse. Praktisch, wenn du die Bestellung zusätzlich ausdrucken oder persönlich übergeben willst.

Position intern tragen, ohne sie dem Kunden zu berechnen

Manche Kosten sollen nicht auf der Kundenrechnung erscheinen, z. B. wenn du sie intern trägst.

1. Öffne im Buchungen-Tab die betreffende Position zum Bearbeiten.
2. Aktiviere den Schalter Nicht dem Kunden berechnen.
3. Die Position bleibt in der Zulieferer-Bestellung sichtbar, wird aber bei automatisch erzeugten Angeboten und Rechnungen übersprungen. Im manuellen Positions-Picker erscheint sie vor-ausgeschlossen, lässt sich bei Bedarf aber trotzdem hinzufügen.

Abgrenzung zu Produktionslisten

Zulieferer-Bestellungen gehen nach außen an externe Lieferanten. Produktions-, Pack- und Lieferlisten sind dagegen interne Arbeitslisten für dein Team — z. B. für die Küche oder den Lager-Abgang. Beide Listen greifen auf dieselben gebuchten Positionen zurück, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Details dazu findest du unter Bestell-, Pack-, Liefer- & Produktionslisten erstellen.

Bestellung ohne Veranstaltung

Alle Zulieferer-Bestellungen auf dieser Seite entstehen aus den Buchungen eines Events. Für Lagernachschub oder Ad-hoc-Einkäufe ganz ohne Veranstaltungsbezug — etwa ausgelöst durch einen zu niedrigen Bestand — gibt es einen eigenen Weg über die Nachbestell-Ansicht im Inventar, siehe Mindestbestand & Nachbestellung.

Häufige Fragen

Sieht der Zulieferer Preise in der Bestellung? Nein. Mail und PDF zeigen standardmäßig nur Produktname, Menge und Einheit — keine Preise.

Kann ich die Bestelldetails nach dem Versand noch ändern? Die Felder sind schreibgeschützt, sobald eine Bestellung versendet wurde. Sende die Bestellung erneut, um geänderte Details an den Zulieferer zu übermitteln.

Was passiert mit Positionen ohne Zulieferer? Sie erscheinen in der Gruppe Ohne Zulieferer und lassen sich nicht direkt an einen Lieferanten senden. Jede Position hat dort einen Link Zulieferer hinterlegen, der dich direkt zum Produkt führt, um dort einen Zulieferer einzutragen.

Mein Lieferant nummeriert seine Artikel anders als wir — muss ich unsere Artikelnummern ändern? Nein. Trag seine Nummer im Feld Art.-Nr. beim Lieferanten am Produkt ein. Eure eigene Artikelnummer bleibt unverändert; auf der Bestellung erscheint die des Lieferanten.

Kann ich eine Teillieferung buchen? Ja. Beim Wareneingang kannst du je Position eine kleinere Menge als bestellt eintragen. Die Bestellung zeigt dann Teilgeliefert, bis alle Mengen vollständig eingebucht sind.